Zak Operaciones Reservas

ZaK F.A.Q. - ¿Cómo mover un huésped de una unidad a otra? Puede ocurrir que tengas una reserva con varias habitaciones, cada una con uno o más huéspedes registrados, y necesitas trasladar a uno de estos huéspedes a otra habitación, dentro de la misma reserva. ¡El procedimiento es muy simple! La siguiente reserva de ejemplo incluye dos habitaciones. En una habitación está la huésped Marie Curie, mientras que en la otra se encuentran Pierre y Ève Curie. Sin embargo, Pierre Curie ha sido ingresado por error en la unidad DBL1, ya que debería estar en DBL0 junto con Marie. Entonces, es necesario trasladarlo. Para ello, se debe acceder a la Página de Registro desde el detalle de la reserva haciendo clic en el botón específico: ☞ Documentación: ZaK - Detalles de la Reserva Al lado de cada huésped encontrarás el ícono , que podrás cliquear para elegir a dónde moverlo: Para confirmar la operación, sólo tienes que hacer clic en la flecha: ZaK entonces llevará a cabo el movimiento que elijas. Ahora, el huésped Pierre Curie ha sido trasladado a la habitación correcta, de DBL1 a DBL0: ZaK F.A.Q. - Cuándo recibo un mail de notificación? Echemos un vistazo a los principales casos en los que vas a recibir una notificación por email sobre tus reservas, y en qué casos no lo harás. Ten en cuenta que en la siguiente sección puedes optar por recibir una copia de cada correo electrónico que ZaK envía a tus huéspedes, como en el caso de una nueva reserva, plantillas automáticas, etc. ↳ Enlace útil: ZaK > Configuración Avanzada > Complementos > Configuración Genérica Además, los casos en los que la propiedad recibe una notificación por correo electrónico son los siguientes: cuando se recibe una nueva reserva de una OTA o Motor de Reservas. cuando un huésped cancela su reserva desde la página del Check-in Online. cuando un huésped deja un Comentario de la página del Check-in Online. cuando un huésped completa el Check-in Online con sus datos. cuando un huésped, nuevamente desde la página de Check-in Online, agrega un extra, solicita una factura, ingresa una nota o indica la hora del check-in. cuando un huésped garantiza su reserva utilizando el Método de Garantía que haya sido establecido. cuando una reserva de opción/oferta alcanza su fecha de vencimiento (el correo electrónico se envía solo a la propiedad y NO al huésped) cuando un huésped responde a un correo electrónico que se le envió a través del sistema de mensajería ZaK (solo en caso de que utilices la herramienta Mailing Personalizado, para que los correos electrónicos se envíen desde tu propia dirección) Por el contrario, los casos en los que tú (propiedad) NO recibirás una notificación por correo electrónico son los siguientes: cuando se ingresa una nueva reserva manualmente desde Planner o YouBook. cuando se elimina manualmente una reserva del detalle de reserva de ZaK. generalmente, cuando se le cambia manualmente el estado a una reserva. cuando se le cambian manualmente las fechas o el precio a una reserva. Recuerda que la dirección de correo electrónico para las notificaciones se puede configurar en la siguiente sección. De ser necesario, puedes establecer más de una dirección usando una coma entre cada una, sin dejar un espacio después de la coma. ↳ Enlace útil: Administración > Propiedades > Información de la Propiedad Zak F.A.Q. - ¿Cómo hacer un presupuesto? Si utilizas el módulo zCrm de ZaK, tienes la posibilidad tanto de enviar presupuestos como de recibir solicitudes de los propios clientes, que pueden crearlas a través de la sección correspondiente en la Recepción Online. ↳ Enlace útil: ZaK > zCrm > Dashboard Pero incluso si no utilizas zCrm, ZaK te permite formular dos tipos de presupuestos, que comprometen o no la disponibilidad de las habitaciones. Podrás encontrar todos los presupuestos formulados en la sección dedicada a las reservas en opción y en oferta: ↳ Enlace: ZaK > Reservas > Recepción > Opciones y Ofertas 1. Presupuestos que afectan la disponibilidad: Opciones Primero debes crear una nueva reserva en YouBook con estado "Opción", eligiendo también una fecha de vencimiento. Una vez creada, puedes abrirla y enviarle un email al huésped desde la sección "Comunicación". Este correo electrónico incluirá el enlace para confirmar su reserva. ☞ Docs: Zak - YouBook: cómo insertar reservas manualmente ↳ Enlace útil: ZaK > Reservas > YouBook El cliente recibirá un correo electrónico con los detalles de la cotización y un enlace a la página del Check-in Online. Exactamente, al apartado "Garantía de la Reserva", donde podrá confirmar su reserva a través de uno de los métodos de garantía que se hayan configurado previamente: ☞ Docs: ZaK - Métodos de Garantía para Reservas ¿Qué sucede con las reservas en opción? Si el huésped garantiza su reserva ANTES de la fecha de vencimiento, la reserva cambiará automáticamente de Opción a Confirmada. Recibirás un correo electrónico y encontrarás una advertencia en el Tablero, en la sección Tareas Importantes. Si por el contrario la opción ya ha vencido, el huésped ya no podrá garantizarla. En la página del Check-in Online, verá un mensaje como este: Una vez caducada la opción, la reserva NO se cancela automáticamente. Seguirá figurando como Opción pero la disponibilidad se liberará a la venta y la reserva desaparecerá del Planner. Si deseas cancelarla, deberás hacerlo manualmente. Encontrarás una advertencia tanto en el Tablero en la sección Tareas Importantes como en el mismo Planner en el día del vencimiento: 2. Cotización con disponibilidad no afectada: OFERTAS Primero debes crear una nueva reserva en YouBook con estado "Oferta", eligiendo también su fecha de vencimiento. La disponibilidad NO se verá afectada. Una vez creada, puedes abrirla y enviar un email al huésped desde la sección "Comunicación". Este correo electrónico incluirá todos los detalles de la cotización y si el huésped está interesado, podrá contactarte para confirmar la reserva. ☞ Docs: Zak - YouBook: cómo insertar reservas manualmente ↳ Enlace útil: ZaK > Reservas > YouBook ¿Qué sucede con las reservas en Oferta? El huésped puede garantizar las ofertas ANTES de la fecha de vencimiento, pero solo si todavía hay disponibilidad para esas fechas/habitaciones. Si el huésped la garantiza antes de la fecha de vencimiento, la reserva NO se confirma automáticamente. Seguirá figurando como Oferta hasta que su estado se cambie Manualmente (a Confirmado o Cancelado). Recibirás un correo electrónico y encontrarás una advertencia en el Tablero en la sección Tareas Importantes. Si la oferta ya venció, el huésped ya no podrá garantizarla. En la página de Check-in Online, verá un mensaje como el siguiente: Una vez caducada la oferta, la reserva tampoco se cancela automáticamente. Seguirá figurando como Oferta. Si deseas cancelarla, deberás hacerlo manualmente. Encontrarás una advertencia tanto en el Tablero/Tareas Importantes como en el Planner en el día del vencimiento: ZaK F.A.Q. - Cómo crear una nueva reserva Hay varias maneras en Zak de ingresar una reserva directa (por ejemplo cuando un cliente te llama por teléfono o se presenta directamente en la propiedad): 1. YOUBOOK 2. PLANNER 3. DETALLES DE LA RESERVA 4. RACK 5. ZVIEW 6. MAPA DE DISPONIBILIDAD 1. YouBook Puedes acceder a Youbook desde la siguiente sección: ↳ Enlace : ZaK > Reservas > YouBook Pero también es accesible desde los enlaces rápidos en la parte derecha de la página: Si deseas saber más sobre esta herramienta, haz clic en el siguiente enlace: ☞ Docs: YouBook: cómo insertar reservas manualmente 2. Planner También puedes introducir rápidamente una nueva reserva desde el Planner. Haciendo clic en una casilla vacía, se abrirá automáticamente una ventana de entrada de datos con una fecha de entrada preseleccionada (aquella sobre la cual hayas hecho clic). ↳ Enlace: ZakK > Reservas > Planner La sección RESERVA RÁPIDA te ofrece dos posibilidades: - GUARDAR: simplemente introduce nombre y apellido y podrás guardar inmediatamente la reserva y visualizarla en el Planner. También podrás elegir si deseas enviar el voucher al cliente por correo electrónico o no, si personalizar su precio, elegir qué tarifa utilizar, entre otras opciones. Luego podrás luego introducir todos los detalles adicionales de la reserva o editarla, si lo deseas.

- YOUBOOK: te conducirá a la página de YouBook (mencionada en el punto 1). Aquí podrás ingresar todos los detalles de la reserva y también enviar el voucher al huésped.

La sección CERRAR HABITACIÓN te permite quitar una habitación de la venta sin crear una nueva reserva: 3. Detalles de la reserva Si ya has creado una reserva, puedes agregar más habitaciones dentro de los detalles de la misma, incluso para períodos diferentes. Simplemente haz clic en el botón + en la sección "HABITACIONES", selecciona las fechas y luego haz clic en "CONTINUA" para proceder: ☞ Docs: ZaK - Detalles de las Reservas 4. Rack También puedes introducir una nueva reserva desde la sección Rack. Sólo tienes que hacer clic en una habitación luego en "Nueva reserva" para abrir la casilla de reserva. Al igual que en el Planner, podrás elegir entre guardar la reserva rápidamente, introducir todos los detalles (YouBook) o cerrar la habitación. ↳ Enlace: ZaK > Reservas > Rack

zView También puedes ingresar reservas directas desde zView. Es muy similar al Planner, ya que sólo tienes que hacer clic en la casilla correspondiente al día/habitación para el que quieres introducir la reserva y se abrirá el mismo formulario que en el Planner (ver punto 2). ↳ Enlace: Zak > Reservas > zView ☞ Docs: ZaK - zView
Mapa de Disponibilidad Al hacer clic en el enlace rápido 'Avail Mapper' encontrarás un resumen rápido de tu disponibilidad (verde hay disponibilidad, rojo no hay disponibilidad): ☞ Docs: ZaK - Mapa de disponibilidad Al hacer clic en las casillas verdes (las disponibles), podrás ingresar una nueva reserva. La ventana que se abrirá será la misma que en los puntos 2, 4 y 5 anteriores: ZaK F.A.Q. - ¿Cómo hacer un Check in y Check out? El Check-in solo se puede hacer cuando la fecha de llegada del huésped es hoy o anterior a hoy, de la misma manera que el Check-out se puede realizar recién cuando la fecha de salida del huésped sea hoy o después de hoy. Hay varias formas en ZaK de hacer los check-in y check-out. ¡Veámoslas juntos!
Desde la Recepción La forma más fácil es desde la pestaña Recepción, donde encontrarás una lista de todas las reservas de "hoy": llegadas, salidas y alojadas: ↳ Enlace útil: ZaK > Reservas > Recepción Al hacer clic en el icono en cada reserva, se abrirá una nueva ventana para marcar el check-in/out. Desde la recepción también podrás abrir y completar el registro del huésped. Simplemente haz clic en el icono de menú y luego en "Página de Registro":
Desde el Planner Otra forma de hacerlo es directamente desde el Planner. Haz clic en la reserva y en el icono para marcar el check-in/check-out: También desde el Planner es posible acceder a la ficha de registro huésped con un clic en "Página de Registro":
Desde los detalles de la reserva También se puede realizar el check-in/out desde los detalle de la reserva haciendo clic en el icono de la sección "HABITACIONES": En caso de que haya más huéspedes en la misma reserva, o en caso de que huéspedes de una misma reserva tengan fechas de ingreso/salida diferentes, puedes realizar los check-in/out individualmente. Encontrarás el icono específico junto al nombre de cada huésped. Puedes marcar como llegada/salida solo a los huéspedes que desees, por ejemplo, en la imagen de abajo solo ha llegado Frida Kahlo, mientras que Diego Rivera aún no.
Desde el acceso rápido "Checkin/Checkout/Extras" Por último, también puedes usar el enlace rápido de la derecha: Allí encontrarás todas las llegadas, salidas y reservas en estancia. O puedes buscar una reserva en especial desde la caja de búsqueda. A continuación, haz clic en el icono específico junto a una reserva: Puedes marcar la casilla para marcar al huésped como llegado o salido. O, en el caso de varios huéspedes, simplemente puedes marcarlos a todos como llegados/retirados: ZaK F.A.Q. - ¿Cómo hacer una reserva de grupo? En ZaK, puedes ingresar una reserva grupal de forma rápida y fácil utilizando YouBook. Puedes acceder a YouBook desde la sección Reservas > YouBook o desde el Planner/zView, ingresando una nueva reserva y luego haciendo clic en "YOUBOOK". ☞ Documentación: Zak - Youbook: cómo insertar las reservas manualmente ↳Enlace: ZaK > Reservas > YouBook Aquí, en la sección > Productos Disponibles, puedes seleccionar las fechas y algún producto. Si quieres crear una reserva con más habitaciones (como por ejemplo, para un grupo) tienes la posibilidad de agregar más productos seleccionando uno a la vez. ZaK también ofrece como alternativa una opción específica para crear reservas grupales: Luego de seleccionar las fechas y la opción "Reserva de Grupo", ZaK te mostrará todos los productos disponibles de cada categoría de habitación. Puedes agregar los productos haciendo clic en la flecha al lado de cada tipo de habitación y luego elegir cada una de las habitaciones físicas (de lo contrario, la reserva estará pendiente de asignación). ☞ Documentación: ZaK - Reservas Pendientes Las habitaciones físicas agregadas se mostrarán en un cuadro verde. Si cometes un error, puedes eliminarlas haciendo clic sobre ellas de nuevo. En el caso de que agregues más habitaciones físicas de las que realmente hay disponibles, verás la cantidad añadida en color violeta (en vez de verde) y a la izquierda, un número negativo indicando la cantidad de habitaciones sobrevendidas. En el ejemplo siguiente, se han seleccionado 3 habitaciones Singles, pero como hay únicamente 1 disponible se lee "-2": Esta es la solución más rápida y directa para crear reservas grupales. También te recordamos que cuando ingresas una reserva grupal podrás definir la configuración de cada tipo de habitación seleccionada, así como su precio y ocupación específica. Simplemente haz clic en el ícono del lápiz junto a las habitaciones que has agregado y elige las configuraciones correspondientes. ¿Qué pasa si ya he creado la reserva? ¿Cómo agrego una habitación? No te preocupes: si ya has creado la reserva y necesitas añadir más habitaciones, puedes hacerlo en cualquier momento accediendo desde los detalles de la reserva. En la sección > Habitaciones, puedes hacer clic en el "+" y seleccionar una nueva habitación y periodo: Se te requerirá ingresar el precio y la ocupación de la habitación que estés agregando. Una vez guardado, verás todas las habitaciones asignadas a esa reserva, como muestra la siguiente imagen: ZaK F.A.Q. - Cómo añadir comidas a una reserva? Cuando creas una reserva con YouBook puedes elegir el régimen básico para esa estadía. Ten en cuenta que el régimen se refiere a toda la reserva y no a días individuales. Si, por ejemplo, John Snow se queda tres noches con desayuno y, para la última noche, también quiere almuerzo y cena, puedes crear la reserva con desayuno como régimen básico: Una vez creada puedes agregar el almuerzo y la cena dentro de la reserva, asociándolos a un día, habitación y hasta a un huésped específico: ☞ Docs: ZaK - Detalles de la Reserva Si tienes precios predefinidos para las comidas puedes establecerlos en la sección siguiente. De esta forma, cuando se las añada a las reservas, ZaK propondrá el precio de forma automática: ↳ Enlace útil: ZaK > Configuración Avanzada > Complementos > Configuración Genérica ZaK F.A.Q. - ¿Cómo añadir un extra en una reserva? En ZaK hay tres formas de añadir un extra a una reserva, tanto en el proceso de creación de la misma como en una reserva ya existente. ¡Veamos todas las posibilidades a continuación! También te recordamos que en ZaK puedes crear todos tus extras en la sección Configuración Inicial > Extra, ¡para que estén listos para usar! ↳ Enlace útil: ZaK > Configuración Inicial > Extra
Desde YouBook Cuando ingresas una reserva desde YouBook, también puedes agregar uno o más extras, eligiendo entre los ya creados en ZaK o creando uno nuevo: ☞ Docs: ZaK - YouBook: crear reservas manuales
Desde el detalle de la Reserva (reserva existente) Si ya has creado la reserva, podrás agregar uno o más extras desde los detalles de la misma en cualquier momento. De nuevo, podrás elegir entre los extras existentes o crear uno nuevo. Simplemente haz clic en la sección "EXTRAS" y luego en el +: ☞ Docs: ZaK - Detalles de las Reservas
Desde el menú de enlaces rápidos "Checkin/Checkout/Extras" Puedes acceder a la funcionalidad desde los enlaces rápidos d la derecha, haciendo clic en el icono específico: Ahora encontrarás todas las llegadas, salidas y alojados. O puedes buscar una puntual reserva desde la caja de búsqueda. A continuación, haz clic en el icono amarillo junto a la reserva y elige el extra a añadir: Al agregar el extra podrás ver la disponibilidad restante del mismo, según la cantidad que se haya configurado cuando fue creado (en la sección Configuración Inicial > Extra): ZaK F.A.Q. - ¿Cómo utilizar colores en las reservas? En ZaK tienes diferentes apartados donde puedes configurar y asignar tus colores, para diferentes usos. ¡Veámoslos a continuación!
Desde el Planner Los colores del Planner deben configurarse primero en la siguiente sección, también encontrarás debajo el enlace a la documentación específica: ↳ Enlace útil: ZaK > Configuración Avanzada > Complementos > Colores del Planner ☞ Docs: ZaK - Colores del Planner Tienes dos tipos de colores de reservas en el Planner: Colores del Sistema: son asignados automáticamente por ZaK. Puedes cambiar el color si lo deseas o incluso deshabilitarlo si no lo necesitas. Colores Personalizados: son colores que puedes crear a tu gusto y se asignan manualmente a las reservas.
Desde el Broom Paper de zView Dentro de la página de configuración del Broom Paper en zView puedes crear varias configuraciones para tus habitaciones (por ejemplo, cama doble, camas individuales, cama tamaño king, etc.). Accede desde el siguiente enlace: ↳ Enlace: ZaK > Reservas > zView ☞ Docs:ZaK - Configuración Broom Paper (zView) ☞ Docs: ZaK - zView

A continuación, puedes asignar las configuraciones específicas a cada habitación directamente desde zView. En el siguiente ejemplo, se asigna la configuración "Luxury" a MATR (rojo): 3. Desde Empresas y Agencias Accediendo a la página de registro de una Empresa/Agencia, en la sección DETALLES puedes establecer un color para todas las reservas asociadas a esa Empresa/Agencia específica: ↳ Enlace útil: ZaK > Base de datos > Empresas ↳ Enlace útil: ZaK > Base de datos > Agencias De esta forma, las reservas asociadas a la empresa MAR estarán marcadas con el color verdeagua en el Planner: Además, junto a estas reservas, ZaK mostrará un punto con el color específico, como por ejemplo, en los últimos eventos de reserva: 4. Desde zView También en zView, como en el Planner, puedes asignar colores personalizados a tus reservas. El procedimiento es el mismo, simplemente haz clic en la reserva y luego en "Colores": Además, haciendo clic en el botón de la esquina superior derecha y luego en "Configuración" podrás elegir si mostrar los colores del sistema además de los colores personalizados en zView: ZaK F.A.Q. - ¿Cómo solicitar el Check-in Online a un huésped? Si deseas que tus huéspedes hagan su Check-in antes de llegar a la propiedad, ¡debes enviarles el formulario específico! Puedes enviarles una plantilla de reserva confirmada predefinida o crear tu propia plantilla personalizada con un enlace al check-in online. A continuación te contaremos cómo proceder. TEMPLATE CREATION You can create and customize your template from the section below, with the help of the related documentation. Here, by clicking on ADD NEW TEMPLATE you can create a new template. Or by clicking on the two-black-squares icon, you can create a copy of our default template and then edit it: ↳ Useful Link: ZaK > Settings > Templates ☞ Docs: ZaK - Templates: your text models

Within the template, you can use the keyword "checkin" to add a link in the text that automatically redirects to the Online Check-in. But you will see that this keyword is available twice. The first one is with user registration and the second one is without registration, as indicated in brackets: Let's see the difference between them. Veamos la diferencia entre ellos. Check-in Online SIN registro El uso de la palabra clave "checkin" sin registro significa que el huésped, al hacer clic en el enlace que le llegará por correo electrónico, será redirigido inmediatamente a la página para ingresar sus datos personales: Por lo tanto, esta es la forma más rápida y sencilla, ya que el huésped solo tiene que hacer clic en el enlace y completar la información requerida. Sin embargo, esto no siempre es posible, por lo que también hemos introducido un check-in online donde se requiere la autenticación de los huéspedes antes de que puedan continuar. Discutiremos esto en la sección a continuación. Check-in Online con registro de usuario Si deseas enviar el enlace de check-in para las reservas provenientes de Booking.com, deberás utilizar esta clave. Por razones de seguridad, Booking.com "rompe" nuestro enlace de check-in para que no se pueda hacer clic en él. Para evitar esto, es necesario hacer que el enlace sea más seguro al requerir que el huésped ingrese datos "únicos". Por esta razón, ZaK no puede completar previamente los parámetros requeridos, sino que debe ingresarlos el propio usuario. Por lo tanto, si utilizas esta clave con registro, cuando el huésped haga clic en el enlace, primero deberá autenticarse completando los siguientes campos, y luego podrá acceder al check-in online: Te recordamos que ZaK no verifica la precisión de todos estos campos, sino que solo intenta comprender si el cliente es real. Por ejemplo, el huésped puede cometer un error al ingresar el nombre, pero si el código de reserva y el correo electrónico son correctos, podrá continuar de todos modos.

Todos estos datos están incluidos en el correo electrónico que se envía, por lo que el huésped puede recuperarlos fácilmente. Por ello te recomendamos que también incluyas el código de reserva (p. ej. AS-0034) en la plantilla que le envíes al huésped, para que él también pueda encontrar esta información.

Una vez que la plantilla con el enlace de check-in esté lista, puedes elegir si enviarla manualmente o habilitar el envío automático. HOW TO SEND THE TEMPLATE MANUALLY TO THE GUEST If you want to do this manually, you need to access the reservation detail and go to the MESSAGING section. Here, click on the letter icon to send a message to the guest: Now under "Template" choose the message to be sent (of course the one with the check-in link) and click on SEND: HOW TO SEND THE TEMPLATE AUTOMATICALLY TO THE GUEST If instead you prefer ZaK to do everything, you can enable the automatic sending from the section below, with the help of the related documentation: ↳ Useful Link: ZaK > Settings > Communication ☞ Docs: ZaK - Communication: automatic and manual emails

In this way, when a reservation will be created as confirmed ZaK will send the template you choose, including the check-in link.

If you prefer, you can also use two different templates: - create a template with the link WITH registration and enable it only for OTAs (orange icon), so as to solve Booking.com issue. - then create a template with the link WITHOUT registration and enable it for reservations not coming from OTAs (blue and pink icon), so that they are not asked to authenticate.

Of course, you do not have to enable automatic sending for confirmed reservations. You can also create a specific template to request online check-in and enable it to be sent, for example, 3 days before arrival:

The confirmed reservation template is the most commonly used, but you are free to customize the messages as you wish and choose how you want them to be sent to your guests! Qué revisar en caso de problemas A continuación se presentan algunas posibles razones en caso de que el huésped experimente problemas al completar el Check-in en línea: Uso de navegadores menos populares (excepto Chrome, Firefox, Safari, Edge) Actualización del navegador a realizar Problemas de conexión wifi Problemas de conexión 4G Necesita borrar la memoria caché y las cookies en su navegador Asegúrate de que el huésped haya ingresado al país de acuerdo con el idioma del check-in online. Por ejemplo, si ha configurado su check-in en línea en inglés e ingresa España como país, esto podría causar problemas. La ciudad debe ingresarse en el idioma que se habla en el país elegido. Por ejemplo, si el huésped ha ingresado al país España, entonces en la ciudad tendrá que escribir "Barçelona" y no "Barcelona". ZaK F.A.Q. - Acceder a los detalles de una reserva Cada reserva se identifica dentro de Zak con un código que la identifica y que está formado por las iniciales del cliente que reserva y un numero progresivo. Cuando se genera la reserva el código aparece en el panel de control y haciendo click en el mismo código puedes acceder al detalle de la reserva. ☞ Docs: Cómo crear una nueva reserva ☞ Docs: Detalles de la reserva Cada modificación que quieras aplicar a la reserva se efectúan entrando en la pantalla de detalle de la reserva: modificar estancias ,registro clientes, registro pagos, añadir extras, emitir facturas orecibos y mucho más… Tenéis varias herramientas para buscar reservas, la mayoría delos cuales se encuentran en el apartado RESERVAS. Cada una de esas herramientas de búsqueda devuelven como resultado el código de lareserva que permite acceder a sus detalles. 1. Ultimas Reservas Recibidas Una página específica está dedicada a las últimas reservas recibidas en orden cronológico, desde la que puedes hacer clic en el código de la reserva: ↳ Link utile: ZaK > Reservas > Info General > Ultimas Reservas Pero también tienes una vista previa en el HOME de Zak que muestra las últimas reservas y su código, en el que puedes hacer clic: 2. Reservas > Buscar De la página de búsqueda de reservas puedes filtrar búsquedas específicas y acceder a ellas clicando el código: ↳ Link utile: ZaK > Reservas > Buscar 3. Reservas > Recepción En la sección de Recepción puedes ver todas las reservas con llegada, salida y actualmente en estancia. Cada una con su código de acceso: ↳ Link utile: ZaK > Reservas > Recepción 4. Reservas > Rack De la página del RACK puedes ver las reservas ya presentes y dando click acceder al zoom de la reserva para ver datos básicos y el código: ↳ Link utile: ZaK > Reservas > Rack 5. Reservas > Planner En el Planner encontrarás todas las reservas asignadas a una habitación física. Dando click sobre puedes acceder al zoom con datos básicos, funciones básicas y el código: ↳ Link utile: ZaK > Reservas > Planner 6. Campo de Búsqueda Si conoces el código de una reserva o el nombre del cliente, puedes acceder a la reserva haciendo una búsqueda desde este campo arriva y a la derecha de todo y dando enter en tu teclado: 7. Reservas > zView Por último, desde el zView puedes ver las reservas asignadas y dando clic sobre ellas acceder al zoom: ↳ Link utile: ZaK > Reservas > zView Las 7 secciones indicadas anteriormente son solo las principales desde las que se accede a los detalles de la reserva. Además de estas, también existen otras secciones desde las que acceder a ellas, como la sección Pagos o la sección Documentos. En general: siempre que se muestre una reserva, encontrarás el código correspondiente en el que se puede hacer clic. ZaK F.A.Q. - Planner y reservas El Planner es una herramienta que permite tener una vista geométrica de tus reservas. Las mismas están ubicadas sobre líneas horizontales, las cuales representan las habitaciones de tu propiedad. Básicamente es una tabla con las habitaciones físicas como filas, y los días del calendario como columnas. Las reservas se visualizan como segmentos con el nombre del titular. Puedes acceder al Planner desde el siguiente enlace: ↳ Enlace útil: Auth Factory > Zak (All-in-One) > Reservas > Planner ☞ Docs: El Planner ☞ Docs: Habitaciones Fisicas ZaK F.A.Q. - ¿Cómo utilizar etiquetas? En ZaK tienes la posibilidad de crear etiquetas para reservas, huéspedes, habitaciones y extras, para luego utilizarlas en diferentes secciones. ¡Veamos todas las posibilidades a continuación! 1. Etiquetas de Reservas ¿CÓMO CREARLAS? Puedes crear una nueva etiqueta o asignar una existente directamente desde los detalles de una reserva. ☞ Docs: ZaK F.A.Q. - Acceder a los detalles de una reserva En el lado izquierdo de la página encontrarás el cuadro de resumen y da clic en el lápiz: Luego, podrás agregar una etiqueta para la reserva haciendo clic en "Agregar etiqueta": ¿DÓNDE USARLAS? La etiqueta que le asignes a las reservas podrá ser utilizada como filtro en una búsqueda. De esta manera, ZaK te mostrará solo las reservas que contengan determinada etiqueta. Puedes hacerlo desde la siguiente sección: ↳ Enlace útil: ZaK > Reservas > Buscar De similar manera, puedes utilizar las etiquetas de reservas como un filtro en las Estadísticas: ↳ Enlace útil: ZaK > Informes > Estadísticas 2. Etiquetas de Huéspedes ¿CÓMO CREARLAS? Las etiquetas de huéspedes también se pueden crear a partir del detalle de la reserva, sólo haz clic en el icono junto al nombre del huésped principal. ¿DÓNDE USARLAS? Las etiquetas que asignes a tus huéspedes también se pueden utilizar como un filtro en una búsqueda en tu base de datos. De esta manera, ZaK te mostrará solo las reservas de huéspedes con esa etiqueta. Puedes proceder desde la siguiente sección: ↳ Enlace útil: ZaK > Base de Datos > Buscar 3. Etiquetas por Habitaciones ¿CÓMO CREARLAS? Las habitaciones se pueden agrupar o distinguir gracias a la creación de etiquetas desde la siguiente sección: ↳ Enlace útil: ZaK > Configuración Inicial > Etiquetas ☞ Docs: Etiquetas de Habitación ¿DÓNDE USARLAS? Las etiquetas de habitaciones también se pueden utilizar para filtrar una búsqueda en Reservas > Buscar o Informes > Estadísticas. Las etiquetas de habitaciones también son esenciales en caso de que necesites habilitar la configuración de propiedades múltiples para INE y para el Informe Policial. ☞ Docs: Configuración INE ☞ Docs: Configuración Viajero Finalmente, también puedes usar estas etiquetas para filtrar una búsqueda Pagos. De este modo, el sistema te mostrará solo los pagos relacionados con las habitaciones asociadas a esa etiqueta: ↳ Link : ZaK > Pagos > Administración 4. Etiquetas para Extras ¿CÓMO CREARLAS? En ZaK puedes definir etiquetas para tus extras desde la siguiente sección: ↳ Link : ZaK > Configuración Inicial > Extras ☞ Docs: ZaK - Extras ¿DÓNDE USARLAS? Estas etiquetas son útiles para filtrar el informe de tus extras, de la siguiente sección: ↳ Enlace útil: ZaK > Informes > Informes > Extra ¿Cómo puedo gestionar reservas pendientes o situaciones de sobreventa? Una reserva sin habitación asignada o una alerta en el sistema no implican necesariamente una sobreventa o un error. En ZaK, estas situaciones pueden deberse a distintos escenarios, por lo que es importante diferenciar entre reservas pendientes, estancias discontinuas y overbookings. ¿Qué es una reserva pendiente? Una reserva pendiente es aquella que no tiene una habitación física asignada. La reserva bloquea disponibilidad (ya que se conoce el tipo de habitación), pero en el Planner se mostrará una alerta (“Asigna una habitación”) y la reserva se visualizará de forma transparente. Las reservas pendientes pueden tener distintos orígenes, siendo uno de los más comunes las estancias discontinuas. ¿Qué es una estancia discontinua? Una estancia discontinua ocurre cuando existe disponibilidad para todo el período de la reserva dentro de una tipología, pero no en una misma unidad física. Es decir, el sistema detecta disponibilidad general, pero no puede asignar automáticamente una habitación concreta para toda la estancia. Estas reservas son siempre reservas pendientes, con la diferencia de que no aparecen en el Planner (ni en zView). Sin embargo, sí se mostrará la alerta correspondiente (“Asigna una habitación” + “Estancias discontinuas”). Este escenario no representa necesariamente una sobreventa, sino una necesidad de intervención manual en la organización del calendario del alojamiento. ¿Qué es un overbooking? Un overbooking (sobreventa) ocurre cuando existen más reservas confirmadas que unidades disponibles para una tipología en una o más fechas. A diferencia de las estancias discontinuas, en este caso no existe disponibilidad real suficiente, incluso reorganizando las reservas sin modificar los tipos de habitación. ¿Dónde se pueden visualizar estas situaciones? ZaK dispone de distintas secciones para identificar estos casos: En Home > Tareas Importantes, se muestran alertas relacionadas con reservas pendientes, estancias discontinuas y overbookings (entre otras avisos) cuando afectan fechas dentro de los próximos 7 días. En Reservas > Info General, es posible consultar una lista completa de estos casos ( y más) desde la fecha actual en adelante, sin limitación de días. Estas herramientas permiten detectar y priorizar las acciones necesarias según la urgencia de cada situación. ¿Cómo actuar en cada caso? Reservas pendientes por estancias discontinuas En la mayoría de los casos, estas situaciones pueden resolverse mediante una reorganización manual de las reservas existentes. Esto implica: Revisar la asignación actual de habitaciones en el Planner. Reubicar reservas existentes dentro de la misma tipología. Liberar una unidad continua para poder asignarla a la reserva pendiente. Una vez realizada la reorganización, la reserva podrá asignarse correctamente y dejará de estar pendiente. Las estancias discontinuas no siempre pueden evitarse por completo, pero mantener un Planner organizado es la forma más efectiva de prevenirlas. Reservas pendientes (otros casos) Si la reserva no corresponde a una estancia discontinua, se recomienda: Verificar la disponibilidad real en las fechas de la reserva. Revisar posibles bloqueos o restricciones. Confirmar que la tipología tenga unidades disponibles. Asignar manualmente la reserva a la habitación física correspondiente. Situaciones de overbooking Cuando se confirma una sobreventa real, será necesario tomar acciones operativas, tales como: Reubicar reservas en otras tipologías disponibles. Gestionar cambios manuales en la asignación. Evaluar soluciones externas según la operativa del establecimiento. Analizar el origen o causa del overbooking en caso de requerir acciones correctivas. Principales causas de overbookings El uso de un sistema de gestión es fundamental para la organización del alojamiento, pero no garantiza la ausencia total de sobreventas no intencionales. Algunas de las causas más frecuentes son: Uso del Modificador de Disponibilidad. Eliminación de habitaciones físicas o tipologías del sistema. Uso de Superproductos. Errores en el mapeo de productos en el Channel Manager. Creación de dos o más reservas en simultáneo (o con pocos minutos de diferencia) desde distintas plataformas. Canales no actualizados debido a errores de actualización pendientes. Cancelación o edición manual de reservas OTA en ZaK, lo que genera la desincronización de calendarios. Outages en la OTA. ¿Cómo puedo actualizar precios y restricciones en ZaK? En ZaK, los precios y restricciones se gestionan a través de las tarifas. Cada tarifa define el conjunto de condiciones comerciales bajo las cuales se vende un alojamiento o producto. Para modificar estos valores, el sistema ofrece dos herramientas: Tabla y Sytar, que permiten actualizar la información de manera diaria o por períodos. ¿Qué es una tarifa? Una tarifa es la configuración que determina cómo se comercializa un producto dentro del sistema. Cada tarifa incluye distintos elementos, entre ellos: Precios por fecha Restricciones de venta (por ejemplo: estancia mínima o cierre de ventas) Régimen (solo alojamiento, desayuno, etc.) Moneda Política de cancelación Las tarifas se aplican a los distintos productos del establecimiento y pueden gestionarse desde las herramientas de edición de precios. Herramientas para actualizar precios y restricciones ZaK ofrece dos formas principales de editar tarifas. Tabla La Tabla es un calendario que permite visualizar y editar precios y restricciones día por día. Esta herramienta resulta especialmente útil cuando se necesita realizar ajustes puntuales en fechas específicas. Desde la Tabla es posible modificar valores individuales directamente en el calendario. ☞ Info detallada: Tabla Sytar Sytar permite actualizar precios y restricciones por bloques de fechas utilizando un rango “Desde / Hasta”. Esta herramienta se utiliza principalmente para aplicar cambios masivos, por ejemplo al actualizar precios de una temporada completa o al aplicar restricciones para un período determinado. ☞ Info detallada: Sytar Situaciones en las que no es posible modificar un valor En algunos casos el sistema puede impedir la edición de precios o restricciones. Las dos causas más frecuentes son las siguientes: Existencia de derivaciones de tarifas o productos Si se trabaja con derivaciones, algunos valores pueden estar controlados por otra tarifa o producto, por lo que no será posible la edición directa. En la Tabla, las derivaciones se diferencian porque los datos se muestran sombreados, sin posibilidad de ser editados. En estos casos, la modificación debe realizarse primero en la tarifa principal o en el producto del cual deriva. Alternativamente, puede ser necesario editar primero la derivación para poder aplicar el cambio requerido. Para verificar si una tarifa o producto tiene una derivación activa (y cuál), se debe verificar la sección específica: ☞ Enlace directo: Tarifas derivadas ☞ Enlace directo: Productos Restricciones de precios mínimos o máximos El sistema también puede impedir la carga de valores que no cumplan con los límites mínimos o máximos configurados para una unidad. Si el valor ingresado se encuentra fuera de estos parámetros, el sistema no permitirá guardarlo. Los límites de precio se encuentran dentro de la configuración de cada Tipología de Habitación y son opcionales. ☞ Enlace directo: Habitaciones