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ZaK - Tablero Esta es la página que se abre en cuanto inicias sesión en ZaK. Su objetivo es proporcionar una vista rápida del estado del alojamiento al día de la fecha, a saber: Llegadas (check-in) Salidas (check-out) Alojados  Tareas Importantes Últimas reservas recibidas Información Importante ↳ Enlace: Zak > Home > Tablero Llegadas, Salidas y Alojados Estas son sub-secciones que proporcionan información sobre las reservas que llegan hoy (check-in), las que se retiran hoy (check-out) y las que se quedan hoy pero ya han realizado el check-in y aún permanecen en el alojamiento  (Alojados). De las reservas involucradas, se muestra el nombre del titular de la reserva, el régimen (por ejemplo, Solo Alojamiento) y el código de reserva, al hacer clic en él podrás acceder a sus detalles. ☞ Documentación: Detalles de la reserva Tareas Importantes Este es un conjunto de avisos que tienen una importancia significativa en el día de hoy. Desde aquí puedes ver de inmediato si hay tareas de limpieza pendientes (en caso de que el Broom Paper esté activo y configurado); ver si durante la próxima semana hay reservas pendientes; si hay Overbookings; si hay No-Show; entre otros. Al hacer clic en cada elemento, accederás a la página de ZaK correspondiente a ese tema en cuestión. ☞ Documentación: Informe Broom Paper ☞ Documentación: Reservas pendientes ☞ Documentación: Overbookings Últimas Reservas Recibidas Esta sub-sección se limita a mostrar las últimas reservas ingresadas, modificadas y/o canceladas. Información Importante WuBook desea comunicarse con sus clientes y mantenerlos actualizados sobre nuevos desarrollos y noticias en general. A través de nuestro foro recibimos comentarios, propuestas, justificamos las elecciones realizadas, brindamos asesoramiento sobre el uso de herramientas, discutimos temas relacionados con las regulaciones y los eventos actuales en el mundo de la recepción turística. Todos los clientes son bienvenidos! ＠ Web: Foro Menú rápido En la parte inferior de cada sección de ZaK, encontrarás un menú rápido que te permitirá acelerar tu trabajo. En cualquier momento, tienes a tu disposición una descripción práctica de la página en la que te encuentras, un enlace a la documentación en línea (Ayuda) y la posibilidad de contactarte con tu equipo de Soporte.

La función "Favoritos" te permitirá guardar tus páginas favoritas de ZaK y luego acceder rápidamente a ellas mediante un icono de menú vertical de la derecha.

También puedes añadir "Notas diarias" que estarán siempre visibles en todo Zak! Elige el día, y si utilizas ZaK Team, automáticamente aparecerá el nombre del usuario conectado en ese momento. Simplemente escribe el texto de la nota y guárdalo. ZaK - Tareas ZaK contiene una sección dedicada a la organización de tareas a ser llevadas a cabo en tu propiedad. Tu puedes crear múltiples tareas y asociarlas a un calendario, y ZaK te recordará lo que tienes que hacer. Las tareas a realizar en el día aparecerán en la sección > Tareas Importantes del Tablero de ZaK y podrás administrarlas desde Home > Tareas. ↳ Enlace: Zak > Home > Tareas ☞ Documentación: Tablero Tareas predeterminadas Las tareas creadas en esta sección pueden ser utilizadas varias veces en el calendario. Una vez que son creadas, no se eliminan del sistema. Al crear una nueva tarea, podrás usar el primer campo para seleccionar entre las tareas pre-definidas, sin tener que escribir todo nuevamente, o bien elegir la opción Personalizado y crear una nueva tarea para un día específico. El campo de la fecha es obligatorio. Calendario de Tareas En esta subsección podrás crear una tarea y asignarla a una fecha y horario específicos. Cada Tarea podrá estar: hecha (tilde verde) o pendiente/programada (reloj rojo). Simplemente haz clic en el ícono para marcarla como hecha o pendiente. Cada tarea personalizada contiene un enlace a su descripción. Las tareas son mostradas en orden temporal y se incluyen tanto las tareas hechas como las pendientes. Para remover las tareas de la lista, haz clic en el cubo y luego confirma la acción. Zak - Monitor Esta herramienta te permite ver el historial de acciones hechas en Zak. Reservas recibidas y canceladas, cambios de precios, re-asignación de habitaciones. Si además utilizas el complemento ZAK TEAM se mostrará también el usuario que la ha llevado a cabo. Accede a esta herramienta desde aquí: ↳ Enlace: ZaK > Home > Monitor ☞ Documentación: Zak Team Si haces clic en cada columna podrás ver todos los detalles: fecha y hora de realización, IP del ordenador, etc. Y cliqueando en el código de la reserva accederás a los Detalles de la Reserva. Mira este artículo para más detalles: ☞ Documentación: Detalles de la reserva Utiliza el icono de la lupa en la esquina superior derecha para acceder a los filtros de esta herramienta y hacer búsquedas en base a: Fecha de Acción, Fecha Afectada, Área, Código de Reserva, Usuario, Habitación y Tipología de Habitación. ZaK - Konsole La sección "Konsole" puede ser utilizada cuando necesites actualizar el archivo de tus clientes o las traducciones de algunas secciones de ZaK. De hecho, tanto las traducciones como el archivo de clientes se descargan en tu dispositivo una vez a la semana y se almacenan en la memoria caché de tu navegador. Por supuesto, este es un caché especial, ¡que no se borra cuando vacías tu memoria caché! Se puede acceder a la página desde cualquier menú de ZaK, haciendo clic en las tres líneas en la esquina superior derecha, junto al código de cuenta: Y luego, "Konsole": De esta manera, llegarás a la página: ↳ Enlace: ZaK > Konsole Actualizar Base de Datos de Huéspedes Si necesitas una actualización inmediata del archivo de tus clientes, puedes hacer clic en el botón ACTUALIZAR EL ARCHIVO y esperar unos segundos. Esta herramienta puede ser útil por ejemplo: Cuando ingresas una reserva para un huésped que ya se ha hospedado, pero el sistema no lo encuentra Cuando inicias sesión en ZaK desde un dispositivo diferente, que por lo tanto tiene otra memoria caché, como otra computadora u otra tablet. Cuando utilizas un navegador diferente al habitual, como Chrome en lugar de Firefox En todos estos casos, sugerimos actualizar el archivo y luego intentarlo nuevamente. En ese punto ZaK debería encontrar sin problemas al huésped que estás ingresando.  Actualizar traducciones Esta herramienta funciona de la misma forma que la anterior: si ves alguna sección de ZaK aún en inglés, te sugerimos que la actualices haciendo clic en el botón ACTUALIZAR TRADUCCIONES. En este punto, si la traducción ya se ha realizado, se descargará en su memoria caché y ahora verás esa sección en el idioma correcto. Si, por el contrario, sigues viéndolo en inglés, significa que la traducción aún no está lista. Espera y vuelve a intentar la actualización más tarde. ZaK - Recepción Rápida Al hacer clic en este enlace rápido, llegarás a una sección específica para administrar los ingresos, egresos y mucho más! También encontrarás un resumen de las reservas, la posibilidad de agregar extras y realizar otras acciones. ¡Veámoslo todos juntos ahora! Esta sección solo se encuentra en los accesos rápidos de Zak y este es el icono: Aquí verás todas las llegadas, salidas y reservas en tránsito. O puedes buscar una reserva específica desde la caja de búsqueda en la parte superior derecha. Se puede hacer clic en cada código de reserva para acceder rápidamente al detalle de la misma. ☞ Documentación: ZaK - Detalles de las reservas Además de ver todos los detalles de la reserva, podrás realizar varias acciones: 1. Añadir extras Al hacer clic en el icono amarillo junto a la reserva, podrás agregar uno o más extras: Puedes elegir si asignar el extra a toda la reserva, a una habitación o a un huésped en concreto: 2. Acceder a Recepción e Info General Al hacer clic en "Resumen de la reserva", serás redirigido a la sección Reservas > Recepción, donde podrás consultar todas las llegadas, salidas y huéspedes ya alojados. ☞ Documentación: ZaK - Recepción Al hacer clic en " Descripción general de la reserva ", accederá a la sección Reservas>Descripción general para obtener una descripción general de todos los eventos relacionados con sus Reservas. ☞ Documentación: ZaK - Info General de reservas 3. Check-in/out y completar datos Aquí puedes marcar fácilmente a tus huéspedes como llegados y/o salidos. Haz clic en el icono específico: Ahora puedes marcar huésped por huésped o al grupo completo, haciendo clic en "Todos han llegado" o "Todos han salido". También encontrarás el ícono  que indica que faltan datos para un huésped: 4. Consultar la cuenta Haz clic en "Cuenta" en la parte inferior: Encontrarás un resumen para imprimir de todos los servicios incluidos en la reserva (habitaciones, extras, comidas e impuestos), con sus precios e IVA. También se muestran los pagos registrados en la reserva: 5. Editar la Tasa Turística También puedes consultar la Tasa Turística de la reserva. Exactamente, encontrarás: - el impuesto vigente incluido en esa reserva - el impuesto calculado por ZaK de acuerdo con lo configurado De esta forma podrás notar cualquier discrepancia y asegurarte de que el impuesto es correcto, para que luego el Informe también sea correcto. Si es necesario, haz clic en " Editar Tasa Turística" y serás redirigido a la sección de Tasa Turística dentro de los detalles de la reserva. 6. Agregar pagos y emitir documentos Otra acción que puedes hacer es comprobar son los pagos registrados y los documentos emitidos para la reserva. De esta manera, notarás inmediatamente si falta registrar algún pago o emitir algún documento. Si es necesario, puedes proceder directamente desde aquí. Simplemente haz clic en "Agregar pago" o "Emitir": 7. Agregar notas Finalmente, aquí también podrás ver y añadir notas sobre la reserva: ZaK - Mapa de Disponibilidad Al hacer clic en el ícono "Mapa de Disponibilidad" se abrirá una ventana enfocada en tu disponibilidad, creada para acelerar y simplificar tu trabajo diario. De hecho, si estás hablando con un huésped y necesitas ingresar una reserva, simplemente haz clic en el ícono (accesible desde casi cualquier página) e inmediatamente tendrás el foco en la disponibilidad de tu alojamiento. Al igual que la Recepción Rápida, únicamente se encuentra entre los accesos rápidos de Zak. Este es el ícono: Al hacer clic en él, encontrarás un resumen de la disponibilidad de tu propiedad. Es muy fácil de leer: verde: aún hay disponibilidad y se puede ingresar una reserva rojo: ya no hay disponibilidad para ese día y esa habitación Filtros Como puedes ver, en la parte superior se pueden agregar algunos filtros, además de la fecha a mostrar, a saber: Elige ver la disponibilidad de todas tus habitaciones físicas: Elige ver la disponibilidad total por tipo de habitación, sin diferenciar por habitación física: Elige mostrar las habitaciones físicas, pero de un tipo de habitación específico: Introducir una reserva Si haces clic sobre una casilla verdes, podrás ingresar una nueva reserva. La ventana que se abrirá es la misma que la del Planner o zView: Y de la misma forma que lo haces desde el Planner o zView, podrás proceder con el ingreso de la reserva, eligiendo entre las opciones "Reserva Rápida" o "YouBook". Encontrar más información sobre cómo crear nuevas reservas en el enlace a continuación Zak - Recepción La sección Recepción permite identificar fácilmente las llegadas, salidas y los huéspedes alojados en el día actual. También ofrece una descripción general de los principales eventos sucediendo en fechas cercanas. Por ejemplo, cuántas reservas hay en oferta/opción, o si se han detectan overbookings o reservas con estancias discontinuas. ↳ Enlace: ZaK > Reservas > Recepción En la parte superior encontrarás un menú desplegable que te permitirá filtrar fácilmente tus reservas por: llegadas, salidas, estancias actuales y cambios de habitaciones. Además, si ya conoces el nombre del huésped o el código de la reserva, puedes ingresarlo directamente en el cuadro de búsqueda: Para cada reserva verás un resumen de los siguientes datos: - fechas de estadía - si la está garantizado o no (escudo rojo o verde) - cantidad de noches - cantidad de habitaciones reservadas - cantidad total de huéspedes de todas las habitaciones de la reserva - monto impago (rojo), pago particial (amarillo), pagos realizados (verde), según corresponda. - cualquier dato incompleto de un huésped (icono rojo con signo de exclamación) - habitación física reservada y nombres de los huéspedes - nombre de quien ha realizado la reserva e icono para añadir una etiqueta Para hacer un check-in/out rápido, puedes hacer clic en el icono  Al hacer clic en el icono  te encontrarás con 3 opciones: "Página de Registro" para completar los datos faltantes de los huéspedes, "Zoom" para ver más detalles sobre la reserva y "Facturación" para emitir un documento para esa reserva: Llegadas Las llegadas muestran reservas con check-in en el día de la fecha. Aparecerán con el ícono amarillo hasta que se realice el registro. Ten en cuenta que los datos de todos los huéspedes deben estar asentados para que el registro se considere correctamente hecho. Si, por ejemplo, la reserva es para una habitación doble, es decir, 2 personas, ambos huéspedes (no solo 1) deben estar registrados en la habitación. ☞ Documentación: ZaK F.A.Q. - Como hacer un check-in y check-out? Una vez que hayas registrado a todos los huéspedes, el icono se volverá gris, lo que significa que se ha realizado la acción correctamente: Estancia Actual Una vez que los huéspedes hayan sido registrados, estarán en "Estancia Actual": Salidas Las salidas muestran reservas con check-out hoy, por lo que aparecerán con el icono rojo:

Una vez que se haya realizado el check-out correctamente, el icono se volverá gris, tal como ocurre con las llegadas. Cambio de habitación Las reservas marcadas con el icono con dos flechas rojas indican cambios de habitación. Son casos en los que se ha utilizado la herramienta Split Rooms y, por tanto, uno o varios huéspedes tendrán que hacer hoy un cambio de habitación.

Por ejemplo, Amelia Earhart se hospedó en la habitación 4 del 25/07 al 27/07. Entonces, hoy, que es el 27/07, debe que cambiarse de habitación y trasladarse a la habitación 3: Finalmente, en la parte superior izquierda encontrarás una descripción general de todos estos datos agrupados por Reservas, Habitaciones y Huéspedes, según llegadas, estancias, cambios de habitación y salidas: Información Extra Además de una descripción general de las llegadas y salidas, esta página también muestra los principales eventos a los que debes prestar atención:

  • Reservas en opción/oferta ☞ Documentación: Zak - Estados de las Reservas
  • Reservas pendientes de asignar ☞ Documentación: Zak - Reservas Pendientes de Asignación

  • Últimas Reservas y Modificaciones de Reservas recibidas

  • Últimas cancelaciones recibidas ☞ Documentación: Zak - Cancelaciones

  • Overbooking detectados ☞ Documentación: ZaK - Overbookings
  • Estancias discontinuas detectadas ☞ Documentación: Zak - Estancias Discontinuas y cambios de habitación
  • No-Show detectados ☞ Documentación: ¿Cómo lidiar con un No-Show? ZaK - Global Discounts Initially, global discounts in ZaK were considered simply a reduction of  the total cost of reservations. With the ZaK update of 05/11/2024, this feature has been radically expanded! The new discounts are taken into account in both ZaK Statistics and Documents. Here's how: First, if the old type of global discount is already present in any reservation, the following message will appear when you access the dedicated section by clicking the "DISCOUNT" button: The new global discount system distributes the total discount among all the services in the reservation. These discounts can be set in 2 ways, manually and automatically, which can be selected interchangeably from the appropriate interface:
  • Manual Global Discounts. By setting a manual discount, you can choose how much to individually discount each service available in the reservation by simply typing in the discount value:
  • Automatic Global Discounts Unlike manual discounts, with automatic discounting you can quickly set the value of the discount, and how to apply it: The discount can be either a fixed value or percentage, applicable on rooms, extras, or everything. Also, when you want to apply a fixed discount, you can choose in what "order" to apply it, whether by increasing VAT order, decreasing VAT order, or with equal distribution: ZaK - Códigos de habitación para apertura de puertas ¿Utilizas Domótica en tu propiedad? ¿Se proporciona a los huéspedes códigos para acceder por su cuenta a sus habitaciones? En caso afirmativo, ¡esta función te resultará muy útil! De hecho, Zak le permite configurar manualmente un código de habitación para todas las habitaciones físicas dentro de sus reservas y enviarlo al/los huéspedes por correo electrónico o Whatsapp. Veamos cómo hacer esto a continuación. Configuración del código de habitación Dentro del detalle de cada reserva, encontrarás el icono  : Al hacer clic en él, automáticamente encontrarás un listado de las habitaciones de esa reserva y sus fechas de estancia. Verás que los códigos de habitación no están configurados. Sólo haz clic en "Editar código de puerta" para proceder: Introduce el código de cada habitación física incluida en esa reserva y luego guarda: Luego podrás enviar fácilmente los códigos al reservante por correo electrónico o Whatsapp, para que los tenga a su disposición cuando llegue a la propiedad. Alternativamente, también puedes imprimirlos. Zak mostrará automáticamente el correo electrónico de la persona que realizó la reserva, si está disponible, pero podrás editarlo manualmente de ser necesario. Incluso el número de teléfono para enviar por Whatsapp se toma automáticamente del reservante también: Conexión con sistema Domótico Si utilizas o quieres utilizar un sistema Domótico externo, puedes conectarlo a Zak a través de la conexión API. De esta forma, el sistema domótico podrá leer los códigos que establezcas en Zak. O, por otro lado, el propio sistema puede enviar los códigos de apertura de puertas a Zak. Los comandos a utilizar en este caso son "obtener códigos de puerta" o "enviar códigos de puerta". A continuación se muestra la documentación técnica para la conexión API de Zak, con toda la información necesaria: ☞ Documentación: Zak API Technical Documentation Zak - Enlace al Voucher y Check-in Online La página del Check-in Online está integrada en Motor de Reservas de Zak, pero igualmente está disponible para quienes utilizan Zak incluso sin módulo del Motor de Reservas. Para cada reserva, ZaK crea y pone a disposición de cada huésped un enlace a través del cual puede acceder a una página con el resumen de su reserva y realizar diversas operaciones de forma independiente. La llamamos la Página del Huésped. Accediendo al detalle de la reserva, encontrarás la sección "Página del Huésped" para acceder a dicha página: ☞ Documentación: Zak - Detalles de la reserva  ¿Qué puede hacer el huésped desde su página de reserva? Dentro del resumen de la reserva, el cliente encontrará varias secciones a la izquierda: A través de estas secciones, el huésped puede realizar diversas operaciones y consultar los detalles de su reserva: Resumen: ver, además de un resumen, el voucher de su reserva e imprimirlo haciendo clic en "Voucher de Reserva" en la esquina inferior izquierda. Check-in Online (Pre-registro): hacer el check-in de forma online antes de la llegada, introduciendo sus datos y los de los demás huéspedes de la reserva. Cuando el huésped introduce los datos de todos los integrantes, se envía un email de notificación a la propiedad. Extras y Añadidos: añadir extras a su estancia, para lo cual verá los precios y todos los detalles que hayas establecido previamente. Notas y hora de llegada: especificar la hora de llegada y escribir cualquier nota que desee. Si el huésped introduce una nota, se envía automáticamente un email de notificación a la propiedad. Garantiza tu reserva: garantizar la reserva mediante alguno de los Métodos de Garantía que hayas configurado, como la preautorización o el pago inmediato. Cancela la reserva: cancelar la reserva, especificando el motivo si lo hubiera. Facturas y documentos fiscales: introducir los datos de facturación para que la propiedad pueda emitir el documento correspondiente. Contactar: ver la información de contacto (email y/o número de teléfono) de la propiedad. Danos tus comentarios: después de la salida, el huésped puede expresar su opinión sobre algunos aspectos de su estancia mediante una evaluación de 1 a 5 estrellas. Los comentarios de los huéspedes, una vez aprobados por la propiedad, son visibles en la página de resumen en la parte superior derecha (estrellas amarillas). Nueva reserva: si el Motor de reservas de Zak está activado, el huésped podrá reservar una nueva estadía. Firma electrónica del huésped Si lo deseas, puedes solicitar al huésped su firma electrónica en el Check-in Online. Luego, la misma aparecerá automáticamente en su Tarjeta de Registro. Como primer paso, puedes configurar si la firma debe ser opcional, obligatoria o si no debe ser solicitada en absoluto. Puedes hacer esto desde la siguiente sección: ↳ Enlace: ZaK > Configuración Avanzada > Complementos > Página del Huésped En este punto, la firma electrónica (si está configurada) se le solicitará al huésped en la parte inferior de la página del Check-in Online, después de que haya ingresado sus datos: Ten en cuenta que por ley, la firma electrónica online está permitida para el consentimiento para el procesamiento de sus propios datos. Una firma 'débil', es decir, una firma electrónica, es equivalente a una firma holográfica (manuscrita). El objetivo es automatizar el proceso y ahorrar tiempo y dinero. Venta de Extras y Añadidos A través de la página de Check in Online, los huéspedes pueden adquirir Extras y Añadidos en cualquier momento incluso después de finalizar la reserva. ¡Zak tiene un sistema de conteo de disponibilidad no solo para habitaciones, sino también para los Extras! Solicitar una Garantía Para solicitar la garantía de una reserva, puedes enviarle al huésped en enlace directo a esta subsección de su página del huésped. Si lo prefieres, también puedes habilitar el envío automático de este correo electrónico y evitar hacerlo manualmente para cada reserva. Puedes leer la documentación específica a continuación, donde encontrarás toda la información sobre los Métodos de garantía: ☞ Documentación: ZaK - Métodos de Garantía para las Reservas Zak - Estados de Reservas Una reserva puede tener diferentes estados ser: Confirmado Opción Oferta Cancelada Cancelada: No Show

Puedes definirlo durante la creación de la reserva o modificarlo desde los detalles de la misma. El estado también puede ser actualizado por el cliente mismo si confirma o cancela su reserva de forma online. ☞ Documentación: Zak - YouBook: cómo ingresar reservas manualmente ☞ Documentación: Detalles de la reserva Dependiendo del estado de la reserva, las unidades podrán estar bloqueadas o no. Lo que también afectará la disponibilidad de los productos. A continuación, los detalles de cada Estado: 1. Confirmada El estado más habitual. Las reservas Confirmadas reducen la disponibilidad del alojamiento. Habitualmente se encuentran garantizadas (escudo verde).  En el apartado de reservas, se muestran en verde. Nota: las reservas provenientes del Channel Manager siempre se considerarán Confirmadas,  es el único estado que aceptan (además de Cancelada). 2. Opción (Pendiente de confirmación) Estas reservas bloquean disponibilidad, pero por alguna razón no se las puede considerar Confirmadas. Normalmente, las reservas permanecen en Opción hasta que su garantía es añadida. Tienen fecha de caducidad que puedes introducir manualmente al crearlas o editarla luego. Alternativamente, el sistema asignará una fecha de caducidad por defecto (la fecha prevista de llegada). El huésped, desde la página de check-in online, puede garantizar su reserva según los Métodos de Garantía que se hayan configurado (en este caso el estado cambiará de Opción a Confirmada). Si el huésped la garantiza ANTES de la fecha de vencimiento, la reserva cambiará automáticamente de Opción a Confirmada. Recibirás un correo electrónico y encontrarás una advertencia en el Tablero en el área Tareas Importantes. Si por el contrario, la opción ya ha vencido, el huésped ya no podrá garantizarla y verá una advertencia en su check-in online. Una vez caducada la opción, la reserva NO se cancela automáticamente. Se mantendrá en estado de opción, pero se liberará la disponibilidad y la reserva desaparecerá del Planner. Si desea cancelarla, debes hacerlo manualmente. Sin embargo, encontrará una advertencia tanto en las Tareas Importantes del Tablero como en el mismo Planner en el día del vencimiento. ☞ Documentación: Enlace al Voucher y Check-in Online ☞ Documentación: ¿Cómo hacer un presupuesto? ☞Documentación: Métodos de Garantía 3. Oferta Este estado se utiliza para hacer una estimación. Las habitaciones no se bloquean: una reserva con el estado "oferta" no afecta la disponibilidad de habitaciones y no es visible en el Planner. Las ofertas también tienen fecha de caducidad. El huésped puede garantizar las ofertas ANTES de la fecha de vencimiento, pero solo si todavía hay disponibilidad para esas fechas/habitaciones. Aunque el huésped garantice la reserva antes de la fecha de vencimiento, la reserva NO se confirmará automáticamente, sino que se mantendrá en estado Oferta. Recibirás un correo electrónico y encontrarás una advertencia en las Tareas Importantes del Tablero, ya que el cambio de estado de Oferta a Confirmada deberás hacerlo manualmente. Si la oferta ya venció, el huésped no podrá garantizarla y verá una advertencia en su check-in online. Una vez caducada la oferta, la reserva NO se cancelará automáticamente. Seguirá estando en estado Oferta. Si deseas cancelarla, debes hacerlo manualmente. Igualmente encontrarás una advertencia tanto en las Tareas Importantes como en el Planner en el día del vencimiento. Las Ofertas y Opciones se pueden encontrar en ZaK en la siguiente sección: ↳ Enlace: ZaK > Reservas > Info General > Opciones y Ofertas 4. Cancelada La reserva ha sido cancelada y las habitaciones no están bloqueadas: por lo tanto, la disponibilidad ha sido liberada. Mediante el enlace al check-in online, el cliente NO podrá garantizar su reserva. Las reservas canceladas se muestran en rojo: 5. Cancelada: No Show Si el huésped no se presenta, puedes usar este estado para cancelar la reserva, pero también para realizar un seguimiento de que el huésped "no se presentó". Estas reservas también aparecen en rojo. Los colores de las reservas ROJO: Cancelada - Cancelada No Show NARANJA: Opción - Oferta VERDE: Confirmada !PARA TENER EN CUENTA: Las reservas en Oferta, Canceladas y No Show, NO se muestran en el Planner.! Zak - Reservas pendientes Todas las reservas estarán siempre asociadas a una o más unidades de alojamiento. Puedes decidir no asignar inmediatamente una unidad física a una reserva y dejar sólo la tipología indicada y poco antes de la llegada de los huéspedes decidir qué habitación física se les asignará. ☞ Documentación:  Habitaciones Físicas ☞ Documentación: Tipología de Habitación Las reservas para estancias a las que NO se asigna la habitación/unidad física se denominan pendientes. En los detalles de la reserva de las estancias a las que se ha asociado una habitación física se indica, junto al tipo de habitación, el código de la habitación física. En las reservas pendientes sólo se indica la tipología de habitación. Las reservas pendientes están visibles en esta sección: ↳ Enlace: ZaK > Reservas > Recepción > Pendiente de Asignación Aunque estas estancias no estén asociadas a una habitación física, seguirán siendo visibles en el planner/zview y afectarán la disponibilidad de la tipología de habitación. Las reservas pendientes se muestran en una de las habitaciones libres de la tipología, incluso aunque no vayan a ser realmente asignadas a esa habitación. La estancia aparecerá transparente en el calendario (indicando que la habitación física no está realmente asignada) y se visualizará una alerta roja en el día afectado: ↳ Enlace: Zak > Reservas > Planner Reservas Online Las reservas ingresadas desde una OTA, a través del Channel Manager, pueden asignarse automáticamente a una habitación física o no. Es una configuración opcional que puedes activar/desactivar según tu preferencia. ☞ Documentos: ¿Qué es una OTA? ☞ Documentos: ¿Qué es un Channel Manager? Asignar la habitación física a la reserva Asignar la habitación física a una reserva pendiente es muy fácil. Desde el planner/zview haz clic en el icono , luego selecciona la habitación física y guarda: Aquí hay un video de YouTube que muestra cómo asignar una habitación a una reserva pendiente: https://youtu.be/5F_LAiHJJf4 Zak - Overbooking Un overbooking ocurre cuando la cantidad total de habitaciones reservadas para un período determinado supera la disponibilidad real de habitaciones para ese mismo período. En el contexto de una categoría de habitación, se considera overbooking cuando la disponibilidad cae por debajo de cero. Esto sucede cuando varias reservas coinciden en fechas y pertenecen a la misma categoría, generando una demanda superior al número de unidades físicas disponibles. Es decir, hay más estancias previstas que habitaciones reales. Generalmente, los overbookings se asocian a la última reserva, la que ingresó cuando ya no había disponibilidad. En Zak, si bien verás una diferencia entre las reservas asignadas y la/s que no, se hace énfasis a un periodo de tiempo y a un conjunto de reservas. De esta forma, puedes encontrar una solución actuando sobre cualquier reserva afectada, no necesariamente sobre la que generó la alerta del overbooking (que puede ser o no, la última en ser creada). Sabrás cuando tengas un overbooking porque encontrarás alertas tanto en el Home ("Tareas Importantes") como en el Planner y zView, justo sobre la fecha sobrevendida: Además, ZaK cuenta con una sección específica donde encontrarás todos tus overbooking listados para ayudarte a resolverlos: ↳ Enlace: ZaK > Reservas > Info General > Overbookings

¿Cómo comprender un Overbooking? Cada línea de la lista de overbookings corresponde a una fecha y tipo de habitación sobrevendida. Haciendo clic en los tres puntitos del lateral derecho podrás acceder a los detalles del overbooking (acción recomendada) o al planner: Al hacer clic en Ir a detalles en la parte superior, verás el Overbooking Detectado (la o las reservas "sin lugar", sin habitación física asignada), y un poco más abajo la o las Reserva Involucradas. Para todas las reservas verás varios datos importantes a modo de vista rápida: Hacia el lado derecho de la pantalla encontrarás una herramienta diseñada para ayudarte a corregir el overbooking enfocado en la o las reservas señaladas como "Responsables": El funcionamiento consiste en mostrar una lista de alternativas disponibles, con una indicación numérica del número de habitaciones disponibles para cada tipo (en la imagen quedan sólo 4 unidades tipo SUP, para mover la reserva en sobreventa). Sólo cliqueando en la habitación deseada podrás proceder a hacer el cambio en la reserva directamente en esta pantalla. O bien, siempre puedes ir al planner o a los detalles de la reserva y editarla manualmente según tu conveniencia. ¿Por qué ocurren los overbookings? Los overbookings pueden tener diversos orígenes, entre los más habituales podemos mencionar: 1- Evento fortuito: dos o más personas reservando la última unidad en simultáneo. 2- Utilización de restricción "Modificador de Disponibilidad". 3- OTA no actualizada (errores de actualización) o pausada. 4- Acción manual del usuario (intencional o por error). ¿Cómo evitarlos? Debes recordar que nunca estarás libre del riesgo de recibir overbookings, pero podrás reducirlos al mínimo siguiendo algunas pautas: 1- Planner/zView ordenado. 2- No tener errores de actualización ni canales pausados. 3- Solucionar las estancias discontinuas tan pronto las notes (no aparecen en el planner, por lo que pueden llevar a errores humanos). 4- Utilizar el modificador de disponibilidad con precaución y cautela. Zak - Estancias Discontinuas y cambio de habitación Una "estancia discontinua" es una estancia para la cual la categoría de habitación está disponible, pero NO hay disponibilidad en la misma habitación física durante todo el período de la misma. Puede suceder que la disponibilidad esté abierta por un período de tiempo, pero se puede insertar en diferentes habitaciones físicas. El sistema acepta el ingreso de reservas para las que no hay un miso espacio físico disponible para la estadía completa (generalmente se trata de reservas OTA). Echa un vistazo a nuestro videotutorial: En el siguiente ejemplo, ingresó una reserva para el período del 4 al 8 de Abril. La categoría de habitación "STD" tiene una disponibilidad segmentada en dos habitaciones físicas diferentes ya que ninguna STD se encuentra libre durante todo el período. Por lo tanto, a la reserva se le asignó la tipología de la habitación, pero no la habitación física. Esto da como resultado una reserva Pendiente de Asignación. ☞ Documentación: ZaK - Habitaciones Físicas ☞ Documentación: ZaK - Reservas Pendientes ¡Estas reservas no son visibles en el Planner!, ZaK las detecta y las muestra en el siguiente apartado: ↳ Enlace: ZaK > Reservas > Info General > Estancias Discontinuas Solución Para solucionarlo recomendamos mover las reservas entre las habitaciones físicas del mismo tipo. De esta forma puedes "hacer espacio" para todas las reservas, incluida la pendiente. ZaK encuentra y muestra automáticamente una solución, sugiriendo posibles movimientos para dejar espacio para todas las reservas. Simplemente haz clic en el icono con las flechas junto a la estancia discontinua: En este punto ZaK te propondrá las posibles soluciones, sólo tienes que confirmar la modificación haciendo clic en el botón "IR" y ZaK lo hará por ti: De esta forma, habrás arreglado la estancia discontinua. Para tomar nota: si en cambio no se pueden acomodar todas las reservas, el huésped tendrá que cambiar de habitación durante su estadía. O podrías trasladarlo a un tipo de habitación diferente. ¿Por qué sucede esto? El ingreso de estancias discontinuas no depende de ZaK. Simplemente, la disponibilidad se envía a las OTA por tipo de habitación, NO para cada habitación física individual. Por lo tanto, las OTA no pueden saber si la disponibilidad está en una o más habitaciones físicas. Por eso puedes recibir estancias discontinuas. Pero normalmente esto se puede solucionar (y prevenir) moviendo algunas estancias en el Planner y evitando perder nuevas reservas. Zak - Youbook: cómo crear reservas manualmente Puedes ingresar tus reservas directas con YouBook. Encontrarás esta sección en el siguiente enlace: ↳ Enlace útil: Zak > Reservas > YouBook También es accesible desde los accesos rápidos de la derecha de la pantalla de ZaK: Y  desde el Planner, si haces clic en cualquier casilla libre: YouBook consta de 3 secciones: Huésped, Productos y Resumen de la Reserva. 1. Huésped En la primera sección se pueden introducir los datos del Huésped o buscarlos si los has introducido anteriormente. Cuando escribas en uno de los campos del huésped, el sistema mostrará automáticamente las posibles coincidencias ya disponibles en tu base de datos. Y si seleccionas un huésped ya registrado, Zak te mostrará sus reservas anteriores. 2. Productos La sección Productos Disponibles te permite definir las fechas de la estancia y elegir la(s) habitación(es). Cuando indicas el periodo de estancia, ZaK comprueba qué productos están disponibles en ese periodo. Si has creado varios subproductos para las habitaciones en función de la ocupación, también puedes especificar la ocupación (número de adultos, adolescentes, niños y bebés) para refinar aún más la búsqueda. Verás teclas rápidas para ocupaciones  de 1 y 2, para los números 3 en adelante puedes abrir el menú desplegable.

También puedes filtrar las habitaciones por categoría y elegir si quieres respetar o no las restricciones establecidas, como la estancia mínima. Si eliges ignorar las restricciones, podrás ingresar reservas directas incluso si respeten tus restricciones. Por último, verás un botón para elegir si quieres, o no, y cómo Redondear el Precio: Sin Redondear, a Mayor, a Menor o a Mejor. 3. Reserva de grupo Además de respetar o ignorar las restricciones, también puedes elegir la opción Reserva de grupo: puedes seleccionar rápidamente más categorías de habitaciones y más habitaciones físicas haciendo clic en "+". Si has cometido un error, siempre puedes corregirlo haciendo clic en el "-". En el siguiente ejemplo, se han elegido 3 habitaciones dobles y 1 habitación triple: Debajo encontrarás la documentación específica sobre este tipo de reservas: ☞ Docs: ZaK FAQ - ¿Cómo hacer una reserva de grupo? 4. Habilitar Zym También puedes elegir si utilizar los precios modificados por el Yield Manager o tus propios precios. Al hacer clic en este botón, crearás la reserva con los precios modificados por el Yield Manager (de corresponder): Aquí está la documentación sobre ZaK Yield Manager: ☞ Docs: ZaK - Yield Manager (Zym) 5. Detalles de Reservas La columna de la derecha muestra un resumen de los detalles de la reserva. Además, te permite definir y editar datos adicionales: Estado de la reserva, hora de check-in, política de cancelación, régimen de comidas, detalles de la tarjeta de crédito, consumos extra, notas.

Antes de guardar la nueva reserva, también puedes elegir enviar inmediatamente el voucher al huésped! Nota: YouBook recordará tu preferencia cuando selecciones la opción de envío de voucher que desees. ☞ Docs:  Zak - Estado de la Reserva ☞ Docs: Zak - Extra ☞ Docs: Zak - Políticas de Cancelación A continuación se encuentra el botón "RESERVA" para crear la nueva reserva. En este momento, Zak generará automáticamente el código de reserva, y la misma quedará correctamente registrada. Ten en cuenta que podrás cambiar los detalles de la reserva incluso después de guardarla. Zak - Rack Rack es la herramienta que te permite comprobar el estado y la posibilidad de reservar tus habitaciones físicas, todos los días. Por ejemplo, si estás hablando por teléfono con un cliente, puedes usar la herramienta Rack para elegir, entre las habitaciones que tienes disponibles, cuál es la más adecuada. Nuestra idea es representar el armario de llaves de la recepción, proporcionando información sobre qué habitaciones están ocupadas y cuáles están libres. ↳ Enlace: Zak > Reservas > Rack En la sección superior podrás elegir la fecha a visualizar. Y a su lado también podrás filtrar por: - Estado: Eligiendo si deseas ver las habitaciones en check-in, check-out o con clientes alojados. - Disponibilidad: en función del número de noches para las que necesitas la habitación que estás buscando. - Tipo de habitación - Etiquetas de habitaciones Ingresa una nueva reserva desde el Rack Una vez que hayas encontrado la habitación que más se adapte a las necesidades del cliente, podrás ingresar la reserva directamente desde el Rack. Simplemente haz clic en la casilla de la habitación elegida y luego en NUEVA RESERVA: En este punto se abrirá la ventana desde la que insertar una nueva reserva (rápida o con YouBook), es la misma ventana que se abre cuando insertas una reserva desde el Planner, zView o del Mapa de Disponibilidad: Por último, te recordamos que haciendo clic en la parte superior derecha sobre la i, podrás ver la leyenda relativa a los iconos del Rack en cualquier momento: Zak - El Planner Para acceder al Planner haz clic en el siguiente enlace: ↳ Enlace: Zak > Reservas > Planner El Planner te proporciona una vista geométrica de las reservas: básicamente es una tabla con las unidades físicas en las filas y los días de calendario en las columnas. Las reservas están representadas por segmentos con el nombre del cliente que realizó la reserva. Filas = Habitaciones físicas Columnas = días del calendario ☞ Docs: Habitaciones Físicas En el Planner también puedes ver las habitaciones cerradas, como se muestra en la imagen debajo: ☞ Docs: Cierres y/o bloqueos Opciones del Planner En la esquina superior derecha podrás acceder a la configuración del Planner haciendo clic en Opciones del Planner en el ícono  También podrás decidir ver al principio de la fila, el tipo de habitación seguido del código de la habitación física, o simplemente el nombre completo de la habitación física, así como también modificar el color de fondo. ☞ Docs: Reservas pendientes Podrás editar los colores en una sección dedicada de Zak. A continuación puedes acceder a la documentación específica: ☞ Docs: ZaK - Colores del Planner También para ordenar las habitaciones deberás acceder a su sección específica. Documentación explicativa a continuación: ☞ Docs: ZaK - Orden de Habitaciones y Productos Filtro de fechas y habitaciones En el área superior del Planner encontrarás una herramienta para moverte rápidamente entre diferentes fechas. El primer campo indica el primer día del calendario, seguido del número de días mostrados. Los botones "< >" te permitirán desplazarte al pasado o al futuro tantos días como hayas seleccionado. En el ejemplo anterior podrías avanzar o retroceder 28 días. Puedes filtrar las filas (habitaciones físicas) por tipo o por etiquetas de habitación. En el menú "Filtros" puedes filtrar por reservas en estado Opción, No pagadas o No Garantizadas. La herramienta TETRIS (ícono de colores) te permitirá mover reservas en el tiempo y de una habitación a otra. ☞ Docs: Tipología de Habitación ☞ Docs: Etiquetas TETRIS  Al hacer clic en el botón TETRIS activarás el modo edición de reserva. Podrás mover y cambiar la duración de las reservas arrastrandolas con el cursor: Clic y arrastrar desde la flecha = alargar y/o acortar la duración de la estancia. Clic y arrastrar desde la reserva misma = cambiar la fecha y/o la habitación. Una vez que haya realizado los cambios, recuerda guardarlos o cancelarlos, haciendo clic en los botones en el área superior. Con el modo Tetris activo verás una fila gris extra arriba de todas tus habitaciones. La misma No representa una nueva habitación, es un espacio que podrás utilizar para colocar temporalmente alguna reserva mientras realizas todos los cambios necesarios. Si lo prefieres, también puedes usar el Tetris solo de forma vertical para únicamente hacer cambios de habitación y evitar cambiar también las fechas sin querer. Para hacerlo, vuelve a las Opciones del Planner y habilita la opción específica: A continuación un video simple sobre el Tetris: Acciones del Planner Al hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre una reserva/estadía, se abrirá un menú que te permitirá realizar diferentes operaciones sobre la reserva: Acceder a los detalles del huésped Check-in y Check-out Acceder a los detalles de la reserva Cambiar tipo de habitación o habitación física Dividir la estancia en dos partes Bloquear la estancia en esa habitación (si el huésped quiere exactamente esa habitación física) Cancelar la reserva Cambiar los colores de esa reserva/habitación A continuación, un video sobre las operaciones en el Planner: Añadir una reserva o un cierre Si haces clic en un espacio libre, podrás agregar una nueva reserva: o hacer un cierre en una o más habitaciones: Imprimir Puedes imprimir una vista del Planner haciendo clic en el icono  en la esquina superior derecha. Hay algunas opciones disponibles, como la elección del intervalo de fechas, la orientación de la página y el botón de vista previa: Reservas pendientes El planner también muestra reservas pendientes (que aún no están asociadas a una habitación física). ☞ Docs: Reservas pendientes Las reservas pendientes aparecerán con un efecto transparente. En el planner, la fila en la cual parecen las reservas pendientes, no indica la habitación física ocupada por dicha reserva. Nuestro algoritmo de alojamiento automático elige una habitación para que puedas visualizar la reserva en el planner, incluso si la misma aún no tiene una habitación física asignada. Si no deseas que las reservas pendientes se muestren, puedes desactivar esta opción en la Configuración del Planner (como se mencionó anteriormente): ZaK - Cancelaciones En esta sección de Zak, puedes visualizar las últimas cancelaciones recibidas. Te dejamos el enlace directo a esta sección: ↳ Enlace: ZaK > Reservas > Info General > Cancelaciones Cliqueando en los iconos  arriba a la derecha, es posible cambiar la vista de la página en formato lista o recuadros. La lista muestra las últimas cancelaciones y en cada fila se informa: Nombre y apellido del huésped Código de reserva Fecha de creación de reserva (formato lista) o de cancelación de la reserva (formato cuadros) Check-in Check-out Agencia (formato lista) Corporativo (formato lista) Política de cancelación: en el formato de cuadros verás el texto de la misma, mientras que en el formato de lista sólo verás el nombre. Si haces clic en el icono  puedes ver el ZOOM con mayor detalle y acceder a los detalles de la reserva. ☞ Documentación: ZaK - Detalles de las Reservas ZaK - Búsqueda de Reservas Esta sección te permitirá realizar una búsqueda entre tus reservas tanto para ver como para exportar los resultados. Gracias a los filtros, podrás hacer una búsqueda tan específica como sea necesario. Encontrarás la sección en el siguiente enlace:

↳ Enlace: ZaK > Reservas > Buscar Al hacer clic en las casillas grises (Huésped, Código, Booking fecha, Llegada, Salida, Agencia, Corporativo, Estado) puedes ordenar los resultados de la lista. En la parte superior encontrarás varios botones con números (1, 2, 3, etc.) para mostrar las páginas, mientras que a la derecha encontrarás un cuadro en el que puedes elegir cuántos resultados mostrar en cada página (en el ejemplo , 12). Un poco  más arriba hay 3 posibilidades: una caja de búsqueda en la que puedes ingresar el nombre del cliente o el código de reserva, si ya sabes qué buscar: El botón de los FILTROS, para filtrar la búsqueda según ciertos parámetros como el periodo, agencia, corporativo, país, estado de reserva, entre otros. El botón EXPORTAR, para exportar los datos en un archivo tipo .csv, eligiendo si exportar los resultados  de la búsqueda que acabas de realizar o los datos detallados: Si no seleccionas ningún filtro, el sistema mostrará todas las reservas. De lo contrario, se mostrarán según los filtros que establezcas y se mostrará la siguiente información para cada reserva: - Nombre del titular de la reserva - Código ZaK de la reserva - Fecha en la que se realizó la reserva - Fechas de la estancia (llegada y salida) - Agencia o empresa asociada a la reserva, si la hubiera - Estado de la reserva (confirmada, cancelada, opción, oferta) ZaK - Info General de Reservas Esta sección te permite estar atento a todas tus reservas y eventos relacionados ¡para que nunca se pierda nada! Por ejemplo,  con un vistazo desde aquí puedes ver overbookings, ofertas y opciones, estancias discontinuas, no-show, etc. Puedes acceder a él desde el siguiente enlace: ↳ Enlace: ZaK > Reservas > Info General Como puedes ver en la imagen, aquí encontrarás un recuadro dedicado a cada posible caso. Solo necesitas hacer clic en él para ver más detalles sobre las reservas involucradas. ¡Veámoslos juntos! 1. Últimas Reservas Recibidas Muestra cuántas reservas has recibido más recientemente, incluidas tanto las reservas nuevas como las que hayan sido modificadas. Estas son las mismas reservas que también ves en el Tablero, en la sección "Últimas Reservas Recibidas". Si haces clic en el recuadro, serás redirigido a la página específica con la lista completa de reservas. 2. Pendiente de Asignación Indica cuántas reservas tienes pendientes, es decir, reservas con una tipología de habitación asignada, pero sin habilitación física. ☞ Documentación: Zak - Reservas Pendientes ☞ Documentación: Zak - Habitaciones Físicas 3. Opciones y Ofertas Indica cuántas reservas tienes en estado opción u oferta. Ten en cuenta que las reservas en opción son reservas que afectan la disponibilidad y son visibles en el Planner señaladas con el color naranja (color por defecto que puede ser configurado en Colores del Planner). Las reservas ofertas, por otro lado, no son visibles en el Planner y no afectan la disponibilidad. Tanto las reservas opción como las ofertas se pueden utilizar para generar presupuestos. ☞ Documentación: ZaK F.A.Q. - Cómo hacer un presupuesto? ☞ Documentación: Zak - Estados de las Reservas 4. Cancelaciones Este recuadro simplemente indica la cantidad de cancelaciones recientes. Si haces clic en él podrás ver la lista completa. ☞ Documentación: Zak - Cancelaciones 5. Estancias Discontinuas Aquí puedes ver el número de estancias discontinuas, es decir, aquellas reservas para las que existe disponibilidad en el tipo de habitación, pero NO en una única habitación física. Es por ello que se denominan estancias discontinuas, ya que se encuentran disponibles en distintas estancias físicas, pero pertenecientes a un mismo tipo de habitación. Al hacer clic en la casilla, verá las reservas involucradas y ZaK propondrá una posible solución para asignar una habitación a todas ellas. ☞ Documentación: Zak - Estancias Discontinuas 6. Overbookings Este apartado es fundamental para controlar la presencia de cualquier overbooking, es decir, el exceso de reservas sobre la disponibilidad real. Al hacer clic en el recuadro encontrarás los detalles de las reservas involucradas en el overbooking. También puedes encontrar el número de overbookings en el Tablero en la sección "Tareas Importantes". ☞ Documentación: ZaK - Overbooking 7. No-Shows Finalmente, esta sección muestra el número de no-shows, es decir, las reservas cuyo día de check-in ha pasado pero aún no se las ha marcado como llegadas. Por ejemplo, si un cliente debe llegar el 28 de Abril pero aún no se ha marcado como llegado para el 29 de Abril, ZaK lo mostrará en esta sección. ☞ Documentación: ZaK F.A.Q. - Cómo hacer un Check-in (y Check-out) Zak - zView El zView es un calendario avanzado (en comparación con el Planner) que contiene muchas características, incluida la configuración y el informe de Limpieza y Comidas, el informe de artículos perdidos y encontrados, la visualización de precios de las distintas tarifas, el informe de Movimientos y Extras, etc. . ¡Veamos a continuación  las diferentes características incluidas! Importante: Te recordamos que en el zView no hay TETRIS para cambiar fechas y habitaciones de las reservas. Se puede acceder a la herramienta desde los enlaces rápidos que encontrarás a tu derecha: O desde el siguiente enlace ↳ Enlace: ZaK > Reservas > zView Reservas en zView Al igual que el Planner, el zView permite una vista geométrica de las reservas: es una tabla con las habitaciones físicas en las filas y los días en las columnas. Las reservas están representadas por segmentos con el nombre del titular de cada reserva. Tomando como ejemplo a Dini Anna en la imagen superior, vemos que en cada reserva se indica: - El nombre del titular de la reserva - La ocupación de la habitación  (2+0 corresponde a 2 adultos y 0 niños) - El precio total de la reserva (249.60€) - La reserva ya ha sido garantizada (escudo verde) o no (escudo rojo) - El porcentaje de la reserva que ya ha sido pagado. En el ejemplo el 40.06% del monto ya ha sido pagado. NOTA: En caso de reservas de grupos, el importe total y el porcentaje se refieren al total, no a cada habitación. - El origen de la reserva. Ejemplo, si se posiciona el puntero encima del icono en negrita y se indica FAST BOOK, quiere decir que la reserva se ha creado desde el planner como reserva rápida . - El  régimen de la reserva (Dini Anna tiene un BB en la reserva, esto significa que incluye desayuno) - El icono con el signo de exclamación indica que falta información del huésped para los informes de PII (por ejemplo, país, fecha de nacimiento, etc.) - Una línea de color (por ejemplo, rojo en Marini Giorgia) que indica la configuración de la habitación, si está definida. Discutiremos esto en la documentación del informe de limpieza. ☞ Documentación: ZaK - Configuración del Broom Paper (zView) Configuración zView Puedes acceder a la configuración haciendo clic en el icono  en la esquina superior derecha y luego en "Configuración". Desde aquí podrás decidir cuántos días cargar; si tu Media Pensión incluye comida o cena; si mostrar las reservas pendientes (aparecerán en celeste en lugar de azul); si habilitar la vista oscura ; si activar los colores del sistema en el zView, entre otras opciones). ☞ Documentación:  ZaK - Reservas pendientes ☞ Documentación: ZaK - Colores del planner Filtros En la sección oscura superior encontrarás un renglón con los distintos filtros que puede utilizar: Empezando por la izquierda, tenemos: - El primer día que se muestra en zView - El campo del número de días que se muestra. Los botones "< >" le permiten moverse hacia el pasado y el futuro del número de días que se muestra en el campo. - El botón HOY para volver rápidamente a la fecha de hoy - La posibilidad de filtrar por tipo de habitación - La posibilidad de filtrar por etiquetas de habitación. - Posibilidad de filtrar por tarifa. Es decir, que aquí podrás ver todas tus tarifas y elegir cuál quieres mostrar para visualizar los precios en la casilla correspondiente a cada día/habitación. - La posibilidad de ver o no lo precios modificados por Zym, si correspondiere. La línea del día Si colocas el puntero sobre cada recuadro, el sistema te dirá a qué se refiere. En cualquier caso, empezando por la izquierda encontrarás, para cada día: - El porcentaje de ocupación total de la estructura - El número de reservas - El número de habitaciones ocupadas - El número de clientes presentes ese día (contado sobre la base de la ocupación de la habitación, independientemente del check-in/out ya realizados o no) - El número de desayunos - El número de almuerzos - El número de cenas Si has definido Fechas Importante, aparecerá una línea de color en ese día de acuerdo con el nivel de prioridad: -Rojo: prioridad alta          -Naranja: prioridad normal          -Amarillo: prioridad baja Las Fechas Importantes indican fechas que son importantes para tí (días festivos, eventos o fechas con una concurrencia particular) y se definen desde el zView haciendo clic sobre cada día o en el icono en la esquina superior derecha: Columna habitaciones La primer columna de la izquierda muestra todas las habitaciones físicas. El orden es el mismo que en el Planner, por lo que si cambias el orden en el Planner, también cambiará en zView. ☞ Documentación: ZaK - Habitaciones Físicas ~ El cuadro blanco más grande indica el producto. De hecho, al hacer clic en él, podrás elegir cualquiera de los producto creados para esa habitación.  ☞ Documentación: ZaK - Productos ~ La caja de la habitación física puede ser gris, amarilla o verde. Si está gris, significa que no hay limpieza para hoy. Si es verde, la limpieza ya se ha realizado. Si es amarilla, la limpieza aún se encuentra pendiente. ~ El icono   representa las tareas de Mantenimiento. Si el icono es gris, significa que no se ha informado de ningún desperfecto. Si es amarillo, significa que hay una tarea pendiente. Haz clic allí para conocer los detalles de la misma, marcarla como hecha o hasta añadir una tarea nueva: Recuerda que aquí también verás los informes de mantenimiento introducidos por el personal de limpieza, pero de eso hablaremos en la documentación específica: ☞ Documentación: ZaK - Mantenimiento y objetos perdidos y encontrados (zView) ~ El icono  indica la configuración que se ha aplicado a esa habitación hoy. Si está gris, significa que no se ha aplicado ninguna configuración. Si hay una configuración aplicada, encontrarás el código y el color que se ha asignado a esa configuración. NOTA: La configuración aparece solo cuando la limpieza de la habitación se ha marcado como realizada. Antes de la limpieza, el icono permanecerá gris. Para la creación de diferentes configuraciones, puedes consultar la siguiente documentación: ☞ Documentación: ZaK - Configuración Broom Paper (zView) Celdas Además de las reservas, las casillas de zView contienen mucha información representada por iconos y colores: - el precio de ese producto, para ese día y para la tarifa que seleccionó en la parte superior del filtro. - la configuración de la habitación para ese día, si la hubiera, indicada con el código que se ha previamente configurado. - los iconos que indican el tipo de limpieza a realizarse ese día. Si están en  gris, la limpieza aún no se ha realizado. Si están en verde, sí. Puedes encontrar su definición en la sección de la esquina superior derecha en Leyenda: - el icono indica que hay una nota para el personal de limpieza. Añadir nuevas reservas/cierres y efectuar cambios en las mismas Para crear una reserva o cierre desde zView, haz clic en el + en la celda correspondiente al día/habitación que desees: En este punto se abrirá la ventana de Nueva Reserva (la misma que se encuentra en el Planner, en el Rack y en el Mapa de Disponibilidad). Una vez creada la reserva, al hacer clic en ella, se abrirá el mismo menú rápido que se ve en el planner. ☞ Documentación: ZaK - Planner

Otras funcionalidades Hay más herramientas disponibles en el ZView Broom Paper (configuración e informe) ☞ Documentación: ZaK - Configuración Broom Paper (zView) ☞ Documentación: ZaK - Broom Paper (Informe) (zView) Informe Mantenimiento y Objetos perdidos y encontrados ☞ Documentación: ZaK - Mantenimiento y Objetos perdidos y encontrados Informe de Comidas ☞ Documentación: ZaK - Informe comidas (zView) Informe Movimientos ☞ Documentación: ZaK - Informe movimientos (zView) Informe de extras ☞ Documentación: ZaK - Informe de Extras (zView) ZaK - Broom Paper Configuración (zView) La configuración del Broom Paper y su informe correspondiente se hace directamente desde el ZView, al que se accede desde el siguiente enlace o desde su icono en la barra de accesos rápidos: ↳ Enlace: ZaK > Reservas > zView ☞ Documentación: ZaK - zView Veamos como configurar el Broom Paper. Primero, desde el ZView, haz clic en el icono de arriba a la derecha y luego en "Broom Paper": Una vez dentro encontrarás diferentes secciones de configuración, veámoslas una a una a continuación: Políticas Aquí debes definir las políticas de limpieza de tus habitaciones en base a sus estados: con check-in, check-out, ocupada o vacía. Puedes, por cada estado, configurar una limpieza: rápida, normal, completa o ninguna. Y también indicar si se requiere un cambio de ropa de cama, toallas o ambas: Políticas por Habitación Si las políticas genéricas anteriores NO aplican para todas tus habitaciones, podrás crear excepciones con políticas diferentes para aplicar a alguna de tus habitaciones. Configuración de Habitaciones Esta sección indica al personal de limpieza cómo debe preparar la habitación cuando haga la limpieza. Por ejemplo, añadir una cama extra, separar/juntar camas existentes para uso twin/doble, etc. Cada "configuración" puede tener un color asignado para su rápida identificación y será visible en el ZView.  Aquí, por defecto, podrás ver algunas configuraciones por defecto (las que tienen el icono de la medalla) y/o crear las tuyas propias: Para asignar una configuración a una habitación, haz clic en el icono de la limpieza en el ZView y luego en "Editar": Empleados En esta sección tendrás la posibilidad de agregar uno o más empleados de limpieza. Esto te permitirá distribuir las tareas de limpieza entre los diferentes trabajadores y enviar a cada uno un enlace con sus tareas de limpieza específicas. Para cada trabajador también podrás especificar su correo electrónico y número de teléfono, al cual  se le enviará su enlace con el informe de limpieza. Por lo tanto, una vez creado el trabajador, podrás enviarle su enlace vía correo electrónico, SMS o Whatsapp haciendo clic en el botón correspondiente (como lo indica la flecha en la siguiente imagen): NOTA: El enlace se debe enviar solamente una vez. Este enlace se actualizará automáticamente cada vez que haya un cambio en zview para que el empleado asignado tenga siempre la información actualizada y cada actualización del empleado actualizará el zview de igual forma. Opciones Aquí podrás habilitar o deshabilitar la recepción de una notificación por correo electrónico para tres casos: - cuando un trabajador marca una limpieza como hecha desde su enlace - cuando un trabajador informa que hay que realizar un mantenimiento para una habitación - cuando un trabajador informa que ha encontrado un objeto olvidado en una habitación Además, podrás elegir que ZaK recuerde automáticamente los trabajadores utilizados anteriormente. Así que si eliges la opción "Sí, asignación automática", después de 1 limpieza confirma con el mismo trabajador, ZaK lo recordará para las próximas. Confirma las limpiezas que se deben hacer y marcar como hechas Tener definida una política de limpieza no significa que se aplicará automáticamente a todas tus habitaciones y todos los días. Lo serán, pero primero debes confirmarlas manualmente. Los íconos de limpieza en gris claro, significa que aún NO se han confirmado. Por ejemplo: Por lo tanto, debes hacer clic en ellos y elegir confirmarlos o modificarlos: En caso de un cambio, también tendrás la posibilidad de ingresar una nota, que será visible para el empleado desde su enlace:

Una vez confirmada una limpieza, los iconos se harán "sólidos" y esa limpieza será visible en el enlace del trabajador asignado:

Si deseas confirmar la limpieza de todas las habitaciones para un día determinado con un solo clic, haz clic en la casilla del día en la parte superior y encontrarás  "Confirmar todas las tareas": Del mismo modo, desde aquí también puedes marcar todas las limpiezas de ese día como realizadas haciendo clic en "Marcar todas como hechas". O puedes hacer clic en cada limpieza individual para cada día/habitación y marcarlo como "Hecho": Enlaces para los empleados Puede enviar al limpiador su propio enlace con sus tareas de limpieza, como se indica arriba en "EMPLEADOS". A su vez, también puedes optar por un enlace genérico en lugar de uno para cada trabajador individual. Todo desde la misma sección, haciendo clic en "Enlace de tarea de propiedad" y enviándolo manualmente a quien corresponda: Desde su enlace, los trabajadores visualizarán todas sus tareas de limpieza asociadas. Las pendientes se señalarán de color naranja mientras que las realizadas se verán de color verde: El ingresar en alguna de sus tareas pendientes, por ejemplo en QUA3, el empleado podrá marcar la tarea como hecha, agregar alguna tarea de mantenimiento o reportar el hallazgo de un objeto olvidado: Tan pronto como el trabajador realice cambios en su enlace, estos se reflejarán inmediatamente en zView y en el reporte Broom Paper, para que quienes trabajan allí puedan verlos en tiempo real. Informe Broom Paper Para obtener más información sobre el informe, consulta la documentación correspondiente: ☞ Documentación: ZaK - Broom Paper Informe (zView)