Acceso Y Home

Guía genérica de ZAK 30/09/2024 · Guía formación 1.Accesos aZAK 2.Páginas más usadas enZAK •Home •Planner • Tipologías de habitaciones y habitaciones físicas •Youbook •Pagos (¿Quién me paga ?) •Motor deReservas3.Reservas : •Entender una reserva • Cronología einfo deuna reserva •Nueva reserva desde elplanner •Modificaciones • Cambiar precio • Cambiar número dehuéspedes •Fechas • Añadir una unidad • Eliminar solo una unidad •Cancelaciones •Buscar una reserva •Overbookings •Envío deemails •Checkin ycheckout •Pagos •Extras •Facturas (¿Aquién facturo ?) •Cierres 4.Facturación aExpedia INDICE 2 1. Accesos a Zak

Enlace :https ://es .wubook .net/ Usuario : Contraseña : Contraseña para ver lastarjetas : Alacceder aWubook ,recuerda entrar enZAK :¿Sabías qué? ZaK también tiene app móvil .Sellama Zak PMS byWuBook yestá disponible enlaPlay Store y enlaApple Store . Para saber cómo funciona la App, puedes consultar el siguiente enlace : https ://kb .wubook .net/help/es -es/213 -zak - app -movil ACCESO A ZAK 4 Acontinuación, aparece elZAK Team ,esto diferencia lasacciones que hace cada usuario dentro del sistema, por ejemplo, alhacer, cancelar omodificar una reserva, asícomo enlasanotaciones delamisma . Usuario : Contraseña : ACCESO A ZAK 5 2. Páginas más usadas

PÁGINAS MÁS USADAS 7 Una vez accedemos aZAK, entramos directamente enlaHome >Tablero .Enesta parte podemos ver lasllegadas y salidas deldía, lasúltimas reservas recibidas ylastareas importantes . HOME 8 Elsistema muestra mucha información resumida, poco apoco osiréis haciendo atodo . Enlaparte deúltimas reservas recibidas :elcolor rojo allado izquierdo del nombre del titular delareserva, esque está cancelada .Siestá enverde, está confirmada . Los círculos decolores allado izquierdo del régimen alimenticio (SA, AD, MPoPC) eselcanal delque lareserva .Las que notienen circulito esque son odelapágina web odirectas . Elescudo aladerecha del todo essiestá garantizada con tarjeta decrédito .Siestá enverde esque tiene tarjeta de crédito .Enrojo esque notienen tarjeta decrédito, esto puede serque elpago lorealicen mediante transferencia . Sipinchas enelnombre del huésped oslleva asuficha dehuésped, para que oslleve alareserva rápido, letenéis que pulsar enelcódigo delareserva (siempre formado por dos letras y4números :AA-0000 ). 9 HOME Tareas Importantes :Este esunconjunto deavisos que tienen una importancia significativa eneldíadehoy . Desde aquí puedes ver deinmediato sihay tareas delimpieza pendientes (en caso deque elBroom Paper esté activo yconfigurado) ;ver sidurante lapróxima semana hay reservas pendientes ;sihay Overbookings ;sihay No- Show ;entre otros . Alhacer clic encada elemento, accederás alapágina deZAK correspondiente aese tema encuestión . 10 HOME Elplanner esuna herramienta básica enrecepción .Podéis tener controlado todas las reservas, hacer cierres y hacer reservas rápidas .Seaccede entre losiconos deladerecha delapantalla : PLANNER 11 Alaizquierda vemos las tipologías ylas unidades asociadas acada una .Los rectángulos negros son cierres , porque haya que bloquear rápido algo por avería olimpieza opor cierre detemporada (no tienen ficha dereserva, niprecio, ninada) .Las blancas son lasreservas . Elcolor rojo del sombrero delas reservas esque no tiene elpago anotado .Siestuviera pagada, notendría sombrero .Sielsombrero esrojo yazul, esque esBooking ynotiene elpago anotado, siesazul entero esque esde Booking yapagada . 12 PLANNER La diferencia entre tipología yunidad física en ZAK esimportante .En este fragmento deplanner deunhotel sepuede ver más claro : Enelfragmento seven 3tipologías (color blanco) que son lasIndv (individuales), Trp (triples) yDbl (dobles) .Sin embargo, delasindividuales tienen 3habitaciones (color negro) :la97,la96yla95;delastriples solo tienen 2,la101 yla108. ESTO ESIMPORTANTE PARA ELSIGUIENTE PASO PORQUE sinoseasigna launidad física auna reserva, puede haber unproblema deoverbooking . Por tanto, como veremos enlaparte dereservas, una reserva siempre tiene que tener asignada launidad (elcuadrado negro) . 13 TIPOLOGÍAS Y UNIDADES Eselicono para hacer una reserva con todos losdatos deloshuéspedes .Eselicono para hacer una reserva con todos losdatos deloshuéspedes . 1 23 YOUBOOK 14 Enlaparte 1completamos todos los datos que tengamos del titular delareserva .Siesunhuésped que seha alojado previamente, aparecerá como sugerencia para seleccionarlo . 1 15 YOUBOOK Enlaparte 2,seleccionamos las fechas para la reserva ynos aparece loque hay disponible . Para hacer lareserva en una de las dobles, seleccionamos lafecha hacia abajo (V)del la tipología Doble yaparecen dos desplegables .El delaizquierda ,eslatarifa ,yacalcula elprecio automáticamente .Aladerecha ,seescoge la unidad física (es muy importante seleccionar esto) . Por último, seledaa+yveremos elresumen en elapartado siguiente . Para profundizar más ysaber cómo hacer reservas de grupos ,puedes consultar el siguiente vídeo deWubook : https ://www .youtube .com/watch?v=tLoxeCpc WOI 2 16 YOUBOOK Una vez que lehemos dado al+enelapartado 2, vemos elresumen enel3. Podemos modificar datos como elrégimen o añadir una tarjeta decrédito enelprimero lápiz dearriba alaizquierda . Podemos modificar elprecio ynúmero de huéspedes enelsegundo lápiz . Podemos añadir extras enel+ Ypor último, ledamos aRESERVA . Una vez hecha lareserva, podemos añadir o modificar cualquier dato .3 17 YOUBOOK Lasección Pagos tepermite buscar yver lalista detus pagos, tanto recibidos (cobros hechos, programados e ingresos) como realizados (reembolsos) .De hecho, lapágina está dividida en dos secciones :ENTRANTE y SALIENTE ENTRANTE :Aquí encontrarás una lista detodos los pagos entrantes que sehan registrado enZAk .Enlaparte superior podrás filtrar por periodo ypor estado pagado onopagado .Nopagados serefiere aaquellos pagos con fecha futura que aún nohan sido cobrados (programados) . PAGOS 18 Desde Pagos >Pendiente/pagado podéis ver sifalta anotar elpago dealguna reserva apasado . Aesta parte sepuede acceder rápidamente desde Home >Tareas importantes >Falta pago 19 PAGOS Reservas deAirBnB→Paga AirBnB mediante transferencia eldía siguiente alcheckin delareserva .Elescudo enel apartado deHome >últimas reservas recibidas estará enrojo porque nohay tarjeta decrédito . Reservas del motor dereservas/página web→Tienen tarjeta amodo degarantía osepuede configurar una pasarela depago . Reservas deBooking →Hay dos modalidades :una que elhuésped pague aBooking yBooking ospaga avosotros mediante transferencia ocon tarjeta virtual .Eneste primer caso, elescudo enelapartado deHome estará enrojo siescon transferencia yenverde siescon tarjeta virtual .Lasegunda modalidad esque elhuésped ospague a vosotros directamente ysecobra alatarjeta personal según laspolíticas decancelación .Elescudo enelapartado deHome estará enverde . Reservas deExpedia →Hay dos modalidades :una que elhuésped pague aExpedia yExpedia ospaga avosotros mediante transferencia ocon tarjeta virtual (Expedia Collect ).Enelcaso delatransferencia, hay que facturar las reservas eldía del checkout del huésped (alfinal delaguía hay unejemplo) .Elescudo enelapartado deHome estará enrojo .Siescon tarjeta virtual, sepuede cobrar eldía del checkin ,noantes .Lasegunda modalidad esque elhuésped ospague avosotros directamente (Hotel Collect )ysecobra alatarjeta personal según laspolíticas de cancelación .Elescudo enelapartado deHome estará enverde . ¿QUIÉN ME PAGA? 20 Sirve para dar precio alos huéspedes .Esto mismo está instalado enlapágina web, pero desde este icono accedemos rápido .Hacemos labúsqueda los días que nos pidan disponibilidad .Siestán tachados esque no tenemos disponibilidad .Por ejemplo, del21al25demarzo, nos salen estas lasunidades disponibles yelprecio : MOTOR DE RESERVAS 21 Atener encuenta, eselprecio por elnúmero depersonas .Enlahabitación doble, sison dos personas, deben cambiar elnúmero .Ynos modifica elprecio .Para hacer lareserva, nos vamos alplanner oaYouBook . 22 MOTOR DE RESERVAS 3. Reservas

Tomamos como referencia lareserva SS-0001 . Enlaparte izquierda delareserva tenemos arriba elnombre del titular delareserva, teléfono ycorreo electrónico . Sinoaparecen losdatos decontacto esque noloshemos añadido . Debajo está elcódigo/número delareserva SS-0001 ypor debajo las fechas, noches, unidades reservadas y personas . ENTENDER UNA RESERVA 24 Deaquí esimportante ellápiz porque nos permitirá cancelar una reserva directa .Cuidado, una reserva delos canales también permitirá cancelarla, pero nodebemos hacerlo .Sisecancela enBooking ,por ejemplo, alos pocos minutos secancelará enZAK . Por debajo deesa parte están losenlaces siguientes : Página deHuésped :Esaloque tendrá acceso elmismo huésped ypodrá hacer elpre-registro decheckin antes de lallegada (con sufirma ytodo) . Página deregistro :Desde ahípodéis escanear losDNIs opasaportes dequien nolohaya hecho . Parte deentrada :sequedan lospartes enPDF .Por sinecesitáis también imprimirlos . Cuenta :unresumen delosprecios . ENTENDER UNA RESERVA 25 Debajo deesa parte está elestado dereserva, régimen alimenticio ylafecha que sehahecho lareserva .La política decancelación ylagarantía . Sihay tarjeta decrédito, podéis verla añadiendo lacontraseña que oshemos pasado . ENTENDER UNA RESERVA 26 Parte central delareserva .Las habitaciones yhuéspedes : Arriba alaizquierda, enesta parte está eltotal delareserva .Yaladerecha sihan pagado ono. Debajo, enlabarra azul están losdiferentes conceptos HABITACIONES, EXTRAS, COMIDAS, TASA TURÍSTICA, PAGOS YFACTURAS .Enlaparte deHABITACIONES, sepueden ver lashabitaciones reservadas yhuéspedes . Enesta reserva nosehan añadido loshuéspedes aún por loque solo aparece eltitular delareserva .Sepueden añadir más huéspedes enelicono ENTENDER UNA RESERVA 27 Por último, enlaparte derecha delareserva odebajo (dependiendo del tamaño delapantalla) están los Comentarios yComunicaciones . ENTENDER UNA RESERVA 28 Aveces ospuede resultar interesante poder ver información detallada delareserva olacronología para ver los cambios que hatenido .Lainformación delareserva nos especifica detalles del canal, como latarifa elegida oel precio por noche, Para ello, enlaparte delaizquierda ledamos alastres líneas paralelas : CRONOLOGÍA E INFO 29 Para crear una nueva reserva, lopodemos hacer desde YouBook (en lacronología aparecerá como Youbook) o desde elmismo planner (en lacronología aparecerá como Fast Planner) .Desde elplanner ,pinchamos eldía de entrada yunidad que queremos reservar, esuna reserva muy rápida . Desde Youbook, lospasos yasehan explicado enelapartado 2. 30 NUEVA RESERVA PLANNER Modificamos eldía desalida, añadimos elnombre, apellido yteléfono ysiledamos aGUARDAR ,yatenemos la reserva creada, aunque podrían faltarnos datos como elemail sinolohemos anotado enelmomento oqueremos modificar elprecio . Respetar Restricciones :Sí.Puede suceder que sea uncliente habitual yosinteresa reservarle por menos noches delaspermitidas, enese caso, debéis poner eneste desplegable nopara que osdeje hacer lareserva . Por último, siledais aYOUBOOK oslleva alapágina completa dehacer una reserva ydesde ahípodéis guardar . Tanto enelplanner como enYoubook, sidetecta que elhuésped haestado antes, oslosugerirá .Esto esútil porque yacogerá losdatos deese huésped que sehaalojado antes (suDNI, fecha nacimiento …). 31 NUEVA RESERVA PLANNER Esto sehace dentro delareserva .Siguiendo con elejemplo delaSS-0001 ,podemos modificar elprecio endos sitios .Desde elicono del Dólar ,modificamos elque queremos (otodos) yguardamos . CAMBIAR PRECIO 32 Otambién lopodemos modificar enlastres líneas delahabitación que modifiquemos yEditar Habitación . 33 CAMBIAR PRECIO Aquí clicamos enellápiz del precio .Seleccionamos precio personalizado yledamos aguardar .Yguardar de nuevo para salir deesta ventana emergente . 34 CAMBIAR PRECIO Desde esta misma parte, podemos modificar elnúmero dehuéspedes .Lomodificamos yguardamos . NÚMERO DE HUÉSPEDES 35 Eincluso lasfechas .Las fechas laspodemos cambiar enelmismo apartado deloshuéspedes, siessolo una delas unidades (para reservas demás de1habitación) . Pero siestoda lareserva laque cambia defecha sepuede hacer más rápido desde elcalendario dearriba : FECHAS 36 Para añadir otra unidad alareserva, seleccionamos elicono +delaparte deHABITACIONES AÑADIR UNA UNIDAD 37 Escogemos lafecha ycontinuamos (puede serotra fecha distinta yyaescogemos launidad enlaque sealojarán) . Recordad desplegar lafecha delaizquierda para escoger launidad enelcuadro negro .Una vez latengamos . Pulsamos HECHO ynos deja editar loshuéspedes yprecio .SeledaaGUARDAR yquedaría añadida . 38 AÑADIR UNA UNIDAD Para una reserva que tiene más deuna unidad reservada ysolo queremos cancelar una delasunidades (no toda la reserva) .Esto esdesde lapapelera de laparte de HABITACIONES .Por defecto, están marcadas todas las habitaciones : 39 ELIMINAR SOLO UNA UNIDAD Marcamos laque queremos eliminar deeste modo .Eneste ejemplo, vamos aeliminar laTriple : 40 ELIMINAR SOLO UNA UNIDAD Una vez marcada, ledamos alapapelera yconfirmamos : 41 ELIMINAR SOLO UNA UNIDAD Yyaqueda eliminada : Tened encuenta que laeliminada nosequeda tachada, enlacronología aparecerá, pero por siosinteresa añadir el comentario alareserva . 42 ELIMINAR SOLO UNA UNIDAD Para cancelar una reserva .Nos vamos allápiz delaizquierda dentro delareserva yenelestado escogeremos Cancelada yGuardaremos . CANCELACIONES 43 Sihemos cancelado por error siempre podremos reactivarla enlaparte deConfirma reserva . 44 CANCELACIONES Hay varias opciones para buscar una reserva .Desde elmismo planner esmuy rápido por fecha, pero lasreservas canceladas noaparecen nitampoco lasnopresentadas .Por tanto, lomás rápido esarriba aladerecha siempre aparece una lupa debuscar .Busca por nombre oapellido . BUSCAR UNA RESERVA 45 Sinecesitamos hacer una búsqueda más exhaustiva nos vamos aBase dedatos >Buscar . Desde aquí podemos buscar por teléfono, email oenFiltros, por fecha deestancia odereserva . 46 BUSCAR UNA RESERVA Los overbookings los detecta ZAK yenHome >Tareas importantes ,nos avisará sihay alguno .Yenelplanner también hay una alerta . Enesta sección, puedes hacer clic enelicono para consultar más detalles deeloverbooking : OVERBOOKING 47 Alhacer una reserva sepuede programar para que seenvíe automáticamente un email con laplantilla de confirmación con elenlace del checkin online .Siempre podemos enviar denuevo nosotros laconfirmación ootras plantillas que hay enelsistema desde elicono enlaparte izquierda delareserva . Elclicar enelicono, aparecen todas lasplantillas creadas, seselecciona laplantilla que sequiera yseledaalbotón enviar .Las plantillas que escojáis sepueden editar antes deenviar, aligual que ladirección deemail . Enlaparte derecha delareserva enCOMUNICACIÓN vemos elregistro que sehaenviado, con fecha yhora . ENVÍO DE EMAILS 48

Cuando sepresenten unos huéspedes eldía desuentrada, desde dentro delareserva lepodemos dar amarcar como checkin .Enlasflechitas rojas .Dalaopción deseleccionar todos loshuéspedes osolo aquellos que sehayan presentado . De quien no seha presentado, ZAK no mandará elparte deviajero alapolicía, por ello esimportante marcarlos . Cuando está alojado, lasfechas están enverde .Cuando lomarquemos como checkout ,sepondrán ennaranja . CHECKIN Y CHECKOUT 49 Desde lareserva podemos anotar oprogramar los pagos .Esimportante cuando hagamos una reserva tener controlados lospagos .Aunque seacepte elpago eldía deentrada enefectivo, viene bien tenerlo anotado para el apartado detodos lospagos deZAK .Para agregar unpago oprogramación depago esdesde elicono + Nos aparece esta pantalla .Ydesde aquí lopodemos anotar elpago con sumétodo depago, fecha ycantidad . PAGOS 50 Oprogramarlo .Para ello, donde indica programado, lepulsamos ydebe quedarse enverde .Así loestamos programando .Auna reserva lepodéis añadir más deunpago .Siesungrupo ypagan undepósito dereserva enel momento dehacer lareserva .Podéis añadir unpago con ese depósito yprogramar elresto del pago enlafecha acordada . Una vez seregistre unpago, sepuede registra unreembolso también desde este apartado . 51 PAGOS Sialguien quiere cuna por ejemplo yqueremos añadir elextra .Enlaparte deExtra delareserva loañadiremos en elicono +. Para eliminar elextra seleccionamos losque queramos eliminar ylapapelera . EXTRAS 52 Las facturas laspodemos crear rápidamente desde ZAK enlaparte central delareserva enFACTURAS . Eldesplegable delaizquierda eselnombre del huésped alque lequieres hacer lafactura .Laparte central el cabecero delafactura (esto espor quien pueda tener más deuna razón social) yaladerecha siesfactura, proforma orecibo) . Seledaacrear ynos lleva lapágina delafactura .Lanumeración empezará por el1. Sepuede hacer lafactura aHuésped, Agencia oEmpresa .Seleccionamos odeseleccionamos losconceptos dela factura ylospagos .Yledamos aContinuar, muestra unresumen yyalaemitiremos . FACTURAS 53 Este eselresumen que semuestra antes deemitir lafactura . 54 FACTURAS Sinos hemos equivocado, lapodemos eliminar fácil .Desde lamisma papelera dereciclaje delafactura . Podemos ver todas lasfacturas desde Pagos >Documentos Puedes consultar este vídeo para saber cómo ver y descargar las facturas : https ://www .youtube .com/watch?v= 53cPcFRS 66I 55 FACTURAS Reservas deAirBnB→Lafactura deAirbnb seemite anombre delcliente . Reservas del motor dereservas/página web→Lafactura seemite anombre delcliente . Reservas de Booking →En Booking elcliente puede elegir sipagar mediante Booking odirectamente al establecimiento .Enambos casos, seemiten facturas siempre anombre del cliente, independientemente dela opción depago que haya elegido elhuésped . Reservas deExpedia →Elcliente puede elegir también sipagar aExpedia (Expedia Collect )oalestablecimiento (Hotel Collect ).Ladiferencia con Booking esque enelcaso que elcliente pague aExpedia (Expedia Collect ),la factura NO sehace alcliente .Sehace anombre deExpedia .Sehará anombre del cliente cuando elpago lorealice elcliente (Hotel Collect ). Datos fiscales deExpedia para lasExpedia Collect : Tax ID 91 199 6083
1111 Expedia Group Way W Seattle, Washington 98119 United States ¿A QUIÉN FACTURO? 56 Los cierres secrean rápidamente desde elplanner .Lomejor esponerle siempre elmotivo, yasea limpieza oel nombre oteléfono deuna posible reserva .Simplemente pincharemos eneldía deinicio del cierre yescogeremos CERRAR HABITACIÓN, lasnoches que serán yelmotivo . CIERRES 57 4. Facturación a Expedia

Para facturar reservas deExpedia, sehace desde eldíadesalida .Hay que acceder alaextranet : Enlace :https ://www .expediapartnercentral .com/Account/Logon Enelpanel delaizquierda seleccionamos Pagos FACTURACIÓN A EXPEDIA 59 YSolicitar pago aExpedia Group FACTURACIÓN A EXPEDIA 60 Enesta página, elmétodo más rápido para buscar esPor IDdereserva : FACTURACIÓN A EXPEDIA 61 Yañadimos elIDdelareserva .Dentro delareserva, elIDloencontramos aquí : FACTURACIÓN A EXPEDIA 62 Locopiamos ypegamos, yledamos albotón amarillo deAñadir : FACTURACIÓN A EXPEDIA 63 Enelsiguiente paso, teaparece unrecuadro como este, con losdatos correspondiente alareserva que estamos facturando (aquí heborrado losdatos, alpertenecer aotra reserva) : •ElIDdelareserva eselnúmero que hemos añadido . •Elnúmero defactura ,lodebemos completar, yeselnúmero defactura que corresponda alacontabilidad vuestra . •Enelhuésped, aparecerá elnombre . FACTURACIÓN A EXPEDIA 64 Las fechas, coincidirán con lasdelareserva . Loque debemos completar orevisar (en caso deque yaestén completados por Expedia) eselimporte dereserva solicitado ylosimpuestos, que losveremos enlareserva Alfinal, pincharemos enelrecuadro deEntiendo ...yledaremos aCrear Factura . FACTURACIÓN A EXPEDIA 65 MANUALES Y GUÍAS 66https://kb.wubook.net/help/es -es/162 -zak-pms -todo -en-uno -gestiona - tu-propiedad -desde -una -unica -interfazMANUAL GENERAL DE MANEJO DE LA HERRAMIENTA https://www.youtube.com/watch?v=yqtASWk4i08 DEMO DE ZAK PMS https://www.youtube.com/watch?v=Yuc3h0z -7fc CÓMO REGISTRAR A LOS HUÉSPEDES DETALLE DE LA RESERVAS. CÓMO HACER CAMBIOShttps://www.youtube.com/watch?v=FknV1NlYPho Sextaplanta es parte de Bamen S. Coop. And. la primera cooperativa de turismo dedicada a estrategias digitales para empresas turísticas. subete@sextaplanta.com +34 951 43 18 14 www.sextaplanta.com

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