Base Datos

ZaK - Base de Datos info General Esta sección da información general del número de huéspedes en tu base de datos, su edad promedio y los principales países de origen. 

Puedes acceder a esta sección rápidamente desde este enlace: ↳ Enlace: ZaK > Base de Datos > Info General En la imagen superior se puede apreciar que el 49% corresponde a huéspedes de Argentina, el 26% no tienen país declarado, el 12% corresponde a Chile, 4% a Brasil, 3% a Uruguay y el 3% restante a países varios. Si utilizas la herramienta Etiquetas de Huéspedes, también las podrás ver en esta misma sección, como por ejemplo: Las etiquetas se crean y editan en la siguiente sección: ↳ Enlace: Base de Datos > Etiquetas y configuración ☞ Documentación: Zak - Base de Datos: Etiquetas y Configuración Finalmente, desde la sección de la izquierda podrás crear nuevos registros de huéspedes para tu base de datos. De esta forma, cuando crees una reserva para un huésped frecuente podrás "llamar" a tu base de datos para completar los datos del mismo de forma automática! Zak - Buscar Desde cualquier página, puedes buscar entre tus reservas usando el campo de búsqueda localizado en la esquina superior derecha, debajo del código de tu cuenta: Puedes buscar por nombre o apellido del huésped, o por código de reserva ZAK, y luego presionar "Enter" (no hagas clic en el icono de la lupa, no es un botón). Página de Búsqueda de clientes En el menú Base de datos > Buscar, puedes buscar a tus clientes utilizando filtros detallados, como fecha de reserva o agencia. ↳ Enlace: Base de Datos > Buscar Aquí hay 3 posibilidades: un cuadro de texto en el que puedes hacer una búsqueda por nombre, apellido o código de reserva ZAK: FILTROS, para hacer búsquedas específicas por parámetros de rangos de fechas, agencias, etiquetas, etc. Recuerda que las etiquetas de huéspedes se crean en la siguiente sección: ↳ Enlace: ZaK > Base de Datos > Etiquetas y Configuración ☞ Documentación: ZaK - Huéspedes: Etiquetas el botón de  EXPORTAR, descarga los datos en un archivo CSV y te permite seleccionar si descargar los datos filtrados o hacer una exportación avanzada: Si no seleccionas ningún filtro el sistema mostrará todos los huéspedes. Si seleccionas filtros entonces se mostrarán resultados en base a estos e incluirán la siguiente información: - nombre - email - teléfono - código de la reserva - fechas de llegada y salida - fecha de cuando fue hecha la reserva - agencia o empresa asignada a la reserva, si la hay ZaK - Empresas Si trabajas con Empresas (es decir, alojando empleados de ciertas compañías), necesitarás ingresar los datos impositivos de las mismas para la facturación. Desde la sección Base de datos > Empresas de ZaK, tendrás la posibilidad de ingresar los datos de tus clientes corporativos. ↳ Enlace: ZaK > Base de Datos > Empresas 1. Crear una Empresa En esta sección podrás registrar nuevas Empresas haciendo clic en el botón 'NUEVA EMPRESA': Una vez creada, haz clic en su nombre para completar sus datos específicos en la sección DETALLES. A cada empresa le podrás asignar un color específico para que de destaquen en el Planner y puedas diferenciarlas rápidamente. NOTA: sobre "¿Quién paga?", nos gustaría señalar que esta opción no será reconocida automáticamente por el sistema, es solo una sección donde puedes ingresar esta información como un recordatorio para tí. Es una especie de "ayuda memoria".

Junto a DETALLES, encontrarás otras 4 secciones dedicadas a cada empresa: BALANCE: histórico de todas las reservas recibidas por la empresa y sus datos correspondientes (habitaciones, total, impagas, servicios, etc.) PAGOS PROGRAMADOS: pagos registrados con una fecha futura, por lo tanto, aún por liquidar ÚLTIMAS RESERVAS: reservas recibidas en los últimos 3 meses HUÉSPEDES: huéspedes de reservas recientes 2. Cómo asignar una empresa a una reserva Podrás asignar una empresa a una reserva al crearla en Youbook. Haciendo clic en el lápiz junto a "Detalles de la reserva" podrás ingresar varios datos, incluida una Empresa, si correspondiere. ☞ Documentación: ZaK - YouBook: cómo crear reservas manualmente En caso de que desees asociar una Empresa en un momento posterior, podrás hacerlo desde los detalles de la Reserva haciendo clic en el icono . Podrás seleccionar una empresa de entre las que ya estén creadas en ZaK: Finalmente, al emitir una factura en una reserva, podrás elegir el titular de la misma: un huésped o una empresa. Podrás elegir una empresa ya registrada o ingresar una nueva. ☞ Documentación: ZaK F.A.Q. - Cómo emitir una factura? ZaK - Agencias Una agencia proporciona reservas para propiedades de alojamiento. Puede ser tanto una OTA (como Booking.com), como una agencia de viajes, una asociación, etc. Es útil definir las reservas según su agencia de origen. De esta forma, reconocerás de un vistazo si la reserva ha ingresado a través de una agencia, sin mencionar la utilidad de los datos estadísticos para poder evaluar la productividad de cada una de las agencias con las cuales trabajas. ↳ Enlace directo: Zak > Base de Datos > Agencias 1- Cómo agregar una nueva Agencia Portales de reserva Si utilizas el servicio de Channel Manager, cuando recibas la primera reserva desde una OTA, el sistema automáticamente creará la Agencia correspondiente (por ej. Booking.com). Posteriormente, cada reserva que ingrese desde una OTA, será automáticamente asociada a su agencia correspondiente. ☞ Documentación: Channel Manager Otras agencias También puedes crear agencias manualmente si no corresponden a portales conectados a tu Channel Manager. En este caso, por supuesto, deberás asignarlas manualmente desde el detalle de la reserva. A cada agencia se le asigna un color (personalizable), de manera que en el Planner/zView las reservas quedan resaltadas con el color específico de la agencia. Para crear una nueva agencia, simplemente haz clic en el botón NUEVA AGENCIA y luego define los detalles. ☞ Documentación: Cómo asignar colores a la reservas ☞ Documentación: El Planner Además del color, también es posible configurar información sobre esa agencia, detalles de facturación, IVA, comisiones y cualquier nota.

NOTA: Sobre las comisiones, no se agregarán (o descontarán) automáticamente al emitir una factura, es solo una sección donde puedes ingresar esta información como un recordatorio para tí.

Junto a DETALLES , encontrarás otras 4 secciones dedicadas a cada agencia: SALDO: historial de todas las reservas recibidas por esa agencia, con los datos específicos (habitaciones, total, impago, servicios, etc.) PAGOS PROGRAMADOS: pagos registrados con una fecha futura, aún por pagar ÚLTIMAS RESERVAS: reservas más recientes recibidas por esa agencia en los últimos 3 meses CLIENTES: clientes de reservas recientes de ese corporativo 2. Cómo asignar una Agencia a una reserva Puedes asignar una agencia a una reserva al crear una nueva reserva en YouBook haciendo clic en el lápiz junto a "Resumen de la reserva": ☞ Documentación: ZaK - YouBook: cómo crear reservas manualmente En caso de que desees asociar una Agencia en un momento posterior, podrás hacerlo desde el detalle de la Reserva, haciendo clic en el icono  en la sección de Resumen: Finalmente, al emitir una factura por una reserva, podrás elegir el titular de la factura: un huésped o una agencia. Podrás elegir una agencia ya registrada o incluso ingresar una nueva. ☞ Documentación:  ZaK FAQ - ¿Cómo emitir una factura? Herramienta de Unión Los datos del los clientes se registran automáticamente en la base de datos de ZaK. Además de los datos de los huéspedes, el sistema también gestiona datos de Empresas y Agencias. Cada huésped, empresa o agencia se asocia a sus correspondientes reservas, pagos y documentos (como facturas, recibos, notas de crédito, etc.). ☞ Documentación: Empresas ☞ Documentación: Agencias Si un mismo huésped hace una reserva en otro momento con algún dato diferente a los originales (email, teléfono), el sistema registrará dos clientes diferentes aunque sean la misma persona. Lo mismo se aplica también para Empresas y Agencias. Para que los datos estadísticos funcionen bien, los registros deben ser claros y sin ambigüedades. Por ello contamos con una Herramienta de Unión. Podrás acceder a la misma desde el siguiente enlace: ↳ Enlace: Zak > Base de Datos > Herramienta de Unión NOTA: ¡la información sobre cualquier cliente duplicado también aparecerá en la página de datos personales de cada cliente! Al ingresar una nueva reserva manualmente, si el apellido del huésped ya existe en la base de datos, automáticamente se propondrá asociar la reserva a ese cliente sin tener que volver a ingresar los datos. En el lado derecho de la sección Cliente, los nombres similares se visualizan como se muestra a continuación. Puedes seleccionar alguno de los clientes sugeridos o elegir ingresar al cliente como "nuevo" (en caso de homonimia). Fusión Es posible que con el tiempo se hayan creado más clientes que en realidad son la misma persona (por ejemplo, cada reserva descargada de WooDoo crea necesariamente un nuevo cliente, incluso si la misma persona ya ha realizado una reserva en el pasado). ZaK te permite fusionar cualquier registro diferente de Clientes, Empresas o Agencias. Detección Un algoritmo detecta clientes que podrían ser la misma persona. De la misma manera, Zak detecta los registros de Agencias o Empresas que podrían ser la misma entidad. Para cada nombre, Zak indicará el número de registros duplicados que podrían fusionarse. ＠ Web: ¿Qué es un Algoritmo? Al hacer clic en cada Nombre de cliente o en el ícono  podrás proceder con la fusión y decidir qué registros deben fusionarse y cuáles no. ¡NOTA!: el email y el teléfono también se tienen en cuenta para la detección. De hecho, estos datos tienen una consideración aún más fuerte que el nombre y el apellido, porque son datos estrictamente personales. Entonces puede pasar que ZaK entre los duplicados te muestre clientes que pueden tener diferente nombre, pero el mismo apellido, el mismo email y el mismo teléfono. O que tengan diferente nombre y apellido, pero el mismo email y teléfono. Procedimiento de fusión Las entradas a fusionar pueden tener algunos datos en común. La misma persona podría hacer una reserva con diferentes correos electrónicos: para fusionar los datos, debe indicar qué datos desea conservar. En este punto, el sistema eliminará todos los duplicados excepto uno. En este, los campos se actualizarán como hayas indicado en el procedimiento. En consecuencia, a este registro único de contacto se asociarán los documentos fiscales (facturas, notas de crédito, etc.), así como las reservas de clientes, agencias o empresas. No puedo ver algunos duplicados Si estás seguro de que tiene otros clientes duplicados, pero no puedes verlos en la lista, intenta solicitar una nueva verificación de duplicados. Para hacer esto, haz clic en el botón específico en la parte superior derecha, espera unos segundos y luego actualiza la página:

Si la comprobación no muestra nuevos duplicados, significa que has alcanzado el límite máximo de 48 duplicados. ¡Por lo tanto, deberás fusionar los duplicados actuales o excluirlos, para que puedas ver los nuevos! ZaK - Base de datos: Etiquetas y Configuración La sección "Etiquetas y Configuración" ofrece la posibilidad de personalizar las etiquetas y la configuración de privacidad de tus clientes. ¡Veamos todo lo que sigue! En primer lugar, se puede acceder desde el siguiente enlace: ↳ Enlace: ZaK > Base de Datos > Etiquetas y Configuración Privacidad Aquí puedes definir la configuración de privacidad de tus clientes, para que ZaK borre automáticamente sus datos personales cada X años. En el campo "Pasar a anónimo automáticamente después de:", elige cuántos años quieres mantener los datos de los clientes en el sistema. Si dejas el servicio en "Deshabilitado", se conservarán todos los datos. En el campo "Nivel de Eliminación", elige qué datos debe eliminar ZaK: Parcial: solo se conservarán el nombre, el apellido y el país Medio: se mantendrá el apellido, el país y la letra inicial del nombre (ej .: M. Rossi) Total : se eliminarán todos los datos Etiquetas Aquí encontrarás una herramienta específica para clasificar a tus huéspedes según etiquetas. Por ejemplo, puedes tener huéspedes celíacos, VIP, negocios, amigos, etc. Para crear una nueva etiqueta, simplemente haz clic en + y configura los parámetros requeridos: nombre de la etiqueta icono que identifica esa etiqueta color del icono importante o no (cuando haya más etiquetas, las importantes tendrán prioridad) Las etiquetas Importantes estarán marcadas en verde, como la etiqueta "Negocios" en el siguiente ejemplo: ¿Cómo asignar etiquetas? ¿Dónde puedo encontrarlas una vez asignadas? 1. Detalles de la reserva Una vez creadas las etiquetas, podrás asignarlas a los clientes desde los detalles de la reserva. Simplemente haz clic en el icono gris junto al nombre del titular de la reserva en la parte superior izquierda y elige la etiqueta correspondiente: ☞ Documentación: ZaK - Detalles de las Reservas Si ya se han asignado una o más etiquetas, las verás junto al nombre. Puedes hacer clic en ella para eliminarla o agregar otra: 2. Tarjeta de Registro De la misma manera, también puedes agregar o eliminar etiquetas desde la ficha del huésped: 2. Búsqueda de clientes Las etiquetas asignadas a los huéspedes se pueden utilizar para filtrar la búsqueda de clientes. Por ejemplo, si solo quieres buscar clientes de 'Negocios' y sus reservas, haz clic en el botón FILTROS y elige la etiqueta "Negocios" ↳ Enlace: ZaK > Base de datos > Buscar ☞ Documentación: ZaK - Búsqueda de huéspedes 4. Reservas También en la sección de Recepción puedes agregar nuevas etiquetas o ver las que ya están asignadas: ↳ Enlace: Zak > Reservas > Recepción ☞ Documentación: ZaK - Recepción 5. YouBook Finalmente, cuando crees una nueva reserva desde YouBook y elijas un huésped ya registrado, ZaK te mostrará las etiquetas ya asignadas a ese huésped. ↳ Enlace: Zak > Reservas > YouBook ☞ Documentación: ZaK - YouBook: cómo crear reservas manualmente? ZaK - Huéspedes de una reserva Zak te permite ingresar los datos de tus huéspedes y luego asociarlos a reservas. El sistema utiliza los datos ingresados para crear un archivo que se enviará a la policía local o para emitir una factura/recibo sobre la reserva, de ser necesario. ☞ Documentación: ZaK F.A.Q. - ¿Cómo emitir una factura? Cada reserva siempre tiene un cliente de reserva (que puede o no ser un huésped durante la estadía) y posiblemente otros "huéspedes" asignados a diferentes habitaciones en la misma reserva. Para cada reserva, se puede asignar una empresa y/o agencia, además de los huéspedes. ☞ Documentación: Empresas ☞ Documentación: Agencias Registrar los datos de un huésped Desde los detalles de la reserva puedes acceder al Registro huésped para dar de alta a todos los huéspedes en una habitación. También, tienes la posibilidad de registrar huéspedes directamente en la base de datos y usar esas entradas para reservas futuras: ↳ Enlace: Base de Datos > Info General ☞ Documentación: Base de Datos - Info General Además, al emitir un documento fiscal (factura, recibo, etc.) desde los detalles de una reserva, podrás elegir emitir el mismo a cualquiera de los huéspedes de la reserva o a la agencia o empresa asignadas. Igualmente, dentro de la propia factura, al completar los datos del destinatario, podrás optar por enviarla a una agencia o empresa en lugar del huésped: