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ZaK F.A.Q. - ¿Cómo emitir un documento con pago a futuro? Si necesitas emitir una factura pero aún no has recibido el pago, ¡no te preocupes! Puedes registrar el pago con una fecha futura y emitir el documento correspondiente. ¡Veamos cómo hacer esto! 1. Registrar el pago a futuro Primero debes registrar el pago, dándole una fecha futura estimada. Puedes hacerlo desde el detalle de la reserva haciendo clic en el recuadro "PAGOS": ☞ Documentación: ZaK - Detalles de la reserva De este modo, verás el icono de reloj asociado al pago Programado: También puedes crear el pago al mismo tiempo que creas el documento fiscal (paso siguiente), simplemente recuerda editar la fecha del mismo: 2. Emitir el documento La emisión del documento será como la de cualquier otro, con la diferencia de que la fecha del pago no coincidirá con la del documento mismo. Si necesitas ayuda para proceder, accede al siguiente enlace: ☞ Documentación: ¿Cómo emitir una factura? 3. Confirmar el pago Cuando cobres el pago, debes marcarlo manualmente como pagado. Puedes hacerlo desde la sección a continuación haciendo clic en "Marcar como pagado" en la columna "Acciones". Podrás confirmar el método de pago elegido durante el registro, o cambiarlo: ↳ Enlace: ZaK > Pagos > Administración De esta manera, tanto en el detalle de la reserva como en la página de "Pagos" se hará constar correctamente la fecha en la que se ha confirmado el pago: ZaK F.A.Q. - ¿Cómo tratar los depósitos (señas)? En algunos países existe una forma particular de gestionar los depósitos (pagos parciales o señas). Si te encuentras en uno de estos países, este artículo es para tí. ¿Qué dice la ley? Si un cliente reserva y paga un anticipo de su estancia, por ley es necesario emitir un documento fiscal: la factura de Depósito. El anticipo cobrado debe aparecer en las cuentas del año en el que fue cobrado, por lo que es importante registrarlo de inmediato. Además, la factura emitida, en el saldo debe mostrar el total de la reserva, a la que se le debe restar el depósito previamente facturado. ZaK tiene un tipo de documento específico para la factura de anticipo, veamos como funciona a continuación: Primero, debes acceder a los detalles de la reserva y registrar el pago por depósito en el recuadro "Pagos". En el ejemplo siguiente, el monto total de la reserva es 1000 EUR y el huésped ya ha realizado un depósito de 100 EUR: ☞ Documentación: Detalles de la Reserva ☞ Documentación: Cómo registrar un pago En este punto, puedes hacer clic en "Facturas" y crear una factura por el depósito de 100 EUR. Recuerda especificar el tipo de documento adecuado (Factura de Depósito): ☞ Documentación: ¿Cómo emitir una factura? En la sección "Descripción" del documento que estás emitiendo, recuerda especificar en el campo del "Total" el monto depositado (100 EUR) y confirma dando clic en Enter. Ahora ya puedes emitir la factura. ZaK informará 100 EUR como ya pagados y facturados, y 900 EUR aún por pagar: ¿Qué hacer cuando el huésped paga el saldo? Cuando recibas el monto faltante (900 EUR) deberás registrarlo en "Pagos", de manera que el total de lo pagado sean 1000 EUR (100+900). Luego haz clic en el recuadro de "Facturas" y procede a emitir una factura "Regular". En la sección "Descripción" encontrarás automáticamente el total del monto y el depósito ya descontado. De esta forma, no será necesaria una intervención manual, simplemente debes proceder con la emisión del documento: De esta manera, habrás emitido correctamente las facturas del depósito y del saldo. El monto "Por Pagar" entonces será 0: ZaK F.A.Q. - ¿Cómo se ingresa un reembolso? Para registrar un reembolso, primero debes acceder a los detalles de la reserva y luego hacer clic en "PAGOS", donde ya se ha registrado el pago del huésped. ☞ Documentación: Detalles de las Reservas ☞ Documentación: ¿Cómo registrar un pago? En el siguiente ejemplo, se ha registrado un pago de 202€. Podrás ver reembolsos ya registrados o registrar uno nuevo haciendo clic en "REGISTRAR REEMBOLSO": En el ejemplo, luego se registra un reembolso de 50 €, pagado en efectivo el 28/01/2022: El reembolso se visualizará en la sección "PAGOS", debajo de los pagos ya registrados: NOTA: una vez registrado un reembolso, el importe "Por Pagar" se actualizarán automáticamente. Por lo tanto, el monto reembolsado se agregará/reducirá de los pagos registrados y cambiará el monto que se cobrará. En el ejemplo, importe Por Pagar se convirtió en 50€ y el Pagado en 152€: ZaK F.A.Q. - ¿Cómo registrar un Pago? ZaK permite registrar los pagos que recibas para tener un seguimiento de ellos. Puedes hacerlo de distintas maneras: Desde el detalle de las reservas Al crear un documento Desde la sección Flujo de Pagos 1. Registrar un pago desde el detalle de la reserva Para registrar un pago desde la página de detalles de una reserva deberás buscar la sub-sección PAGOS, señalada en la imagen debajo. ☞ Documentación: Detalles de la Reserva Dentro de la misma reserva podrás ingresar más de un pago, de distinto tipo, monto y hasta moneda. En la sección superior verás los total Pagado, Por Pagar, Facturado y TOTAL: 2. Registrar un pago al crear un documento Si haces un documento fiscal encontrarás un sector para cargar un nuevo pago (o asociar un pago ya realizado según lo explicado en el punto anterior). 3. Registrar un pago genérico A través de la sección Flujo de Pagos de ZaK, podrás ingresar cobros independientes, es decir, no asociados a ninguna reserva en particular. ↳ Enlace: Zak > Pagos > Flujo de pagos Si has configurado el uso de diferentes monedas, podrás indicar la moneda del pago al momento de su registro. ZaK F.A.Q. - Cómo emitir una factura? En primer lugar, a través de la página de configuración de Documentos Fiscales puedes crear una o más posiciones fiscales. Cada posición fiscal incluye un título, un encabezado y un logo. Al emitir una factura, podrás elegir qué posición usar, por lo que la factura tendrá la información de esa posición. ☞ Documentación: ZaK - Documentos Fiscales ↳Enlace: ZaK > Configuración Avanzada > Complementos > Documentos Fiscales Una vez configurada tu posición fiscal, Zak te permitirá emitir facturas tanto para una reserva en particular o como para un servicio o cliente no asociado a una. ¡Veamos cómo proceder en ambos casos! 1. Facturar desde una Reserva En este caso, debes comenzar desde la página de detalles de la reserva. ☞ Documentación: ZaK - Detalles de la Reserva Haz clic en la sección "FACTURAS", elige a qué huésped facturar, qué posición fiscal utilizar (si tienes más de una configurada) y qué tipo de documento deseas emitir. Luego haga clic en "CREAR" para continuar: Una vez elegido el titular del documento, todos los campos se rellenarán automáticamente (con los datos del huésped que ya tienes registrado), pero seguirán siendo editables. 2. Facturar SIN Reserva Existente También puedes emitir una factura no vinculada a una reserva. Por ejemplo, para vender un producto o un servicio independiente al alojamiento. En este caso, debes proceder desde la siguiente sección: ↳ Enlace: ZaK > Pagos > Documentos Haz clic en "Emitir un documento nuevo" en la parte superior derecha: Ahora puedes proceder a emitir el documento como de costumbre. Puedes elegir el encabezado a utilizar, el tipo de documento y el destinatario (que puede ser un cliente, una agencia o una empresa): En el campo "Fecha" encontrarás la fecha de hoy por defecto y el número de factura propuesto será el progresivo. Igualmente puedes editar esa información de ser necesario. En la parte inferior de la página, encontrarás el botón para agregar los Servicios a facturar y los Pagos. Para cada servicio, puedes indicar la cantidad, el precio unitario, los impuestos y el descuento. Como consecuencia, el sistema calcula el precio total y neto, pero aún es posible editar el total. Luego haz clic en Continuar para ver la vista previa, desde la cual podrás emitir el documento. ZaK F.A.Q. - Cómo emitir una Nota de Crédito Para emitir una nota de crédito, primero debes acceder al detalle de la factura correspondiente. Las facturas están disponibles en los detalles de la reserva o mediante la herramienta de búsqueda de documentos en la sección Pagos > Documentos. ↳ Enlace: ZaK > Pagos > Documentos ☞ Documentación: Detalles de la reserva ☞ Documentación: Emitir el documento fiscal de una reserva En la página del detalle de la factura, encontrarás el botón "Nota de crédito" en la parte superior derecha: Cada nota de crédito está asociada a una factura. La nota de crédito CANCELA de forma legal la cantidad total de la factura. Una vez generada debes enviar esta nota de crédito al receptor de la factura inicial y una vez hecho, generar otra factura con los datos e importe correcto. *La nueva factura corregida tendrá una numeración diferente a la original (ya que la original existe aunque esté Anulada con una Nota de Crédito) El encabezado de la nota de crédito será el mismo que el de la factura asociada. Como todos los demás documentos fiscales, las notas de crédito estarán disponibles en la sección Pagos > Documentos. ¿Puedo emitir una nota de crédito parcial? No es posible emitir una nota de crédito parcial seleccionando manualmente el monto. Las nota de crédito sólo pueden emitirse por el importe total de la reserva o por servicios individuales (por ejemplo, para una habitación individual).
¿Por qué? Porque ZaK, después de haber emitido una nota de crédito, comprende inmediatamente lo que queda por facturar: comprende para qué servicios aún no se ha emitido un documento y es capaz de calcular los importes correctamente. Si emites una nota de crédito parcial, pierdes este importante automatismo. Esto también permite tener un sistema contable más claro y, por tanto, más fácil de consultar. Emitir notas de crédito con importes personalizados supondría la pérdida de esta precisión y facilidad de consulta. Nuestro consejo es emitir una nota de crédito total, luego corregir los importes en la reserva y luego emitir nuevamente la factura. ZaK F.A.Q. - ¿Cómo recibir pagos con tarjeta de crédito? La nueva Directiva europea de servicios de pago (PSD2) está oficialmente operativa desde el 14 de septiembre de 2019 y ha dado lugar a nuevos estándares de autenticación y seguridad para la autorización de transacciones bancarias. Por tanto, ZaK te ofrece la posibilidad de configurar diferentes métodos para garantizar la reserva, ya que simplemente tener disponibles los datos de la tarjeta de crédito de un huésped ya no es suficiente, salvo que provenga de fuera de la UE. ☞ Documentación: PSD2 - Legislación europea sobre servicios de pago Te explicaremos brevemente los Métodos de Garantía, para los cuales podrás encontrar más información en el artículo enlazado a continuación: ☞ Documentación: ZaK - Métodos de Garantía para Reservas ZaK proporciona 4 tipos de métodos de garantía y también es posible habilitar más de uno al mismo tiempo: ↳ Enlace: ZaK > Configuración Inicial > Políticas > Métodos de Garantía 1. Tarjeta de crédito: solo datos ZaK requiere los datos de la tarjeta de crédito como garantía. Debido a PSD2, este método ya no es suficiente (en Europa), a menos que sea un cliente de fuera de la UE. En el caso de que la reserva ya esté garantizada con tarjeta de crédito, podrás ver los datos accediendo a los detalles de la reserva y haciendo clic en la casilla correspondiente en la parte izquierda inferior: ☞ Documentación: ZaK - Detalles de la reserva Recuerda que para ver las Tarjetas de Crédito de tus huéspedes debes ingresar la contraseña de cifrado. Si aún no la has configurado o si la has olvidado, puedes continuar siguiendo las instrucciones de los artículos vinculados a continuación: ☞ Documentación: Cómo configurar la contraseña para tarjetas de crédito ☞ Documentación: Perdí mi contraseña para ver tarjetas de crédito Al estar en posesión de la tarjeta de crédito del huésped podrás realizar el cargo de forma manual, mediante el uso de una terminal de pago. Para los viajeros de fuera de la UE no debería haber problemas de autorización. Si aún no tienes los datos de la tarjeta del huésped puedes enviarle el enlace a la página de Check-in online, ya sea manualmente o mediante mensajería automática. ☞ Documentación: ZaK - Comunicación: correos electrónicos automáticos y manuales
☞ Documentación: ZaK - Enlace al voucher y Check-in Online 2. Tarjeta de crédito: autorización de débito ZaK le pedirá al huésped los detalles de la tarjeta de crédito y la autorización para realizar el débito más adelante. Para habilitar este método, Stripe debe estar configurado. Esta autorización se solicitará al huésped en la página del check in online. 3. Tarjeta de crédito: bloqueo del importe ZaK le pedirá permiso al huésped para "congelar" una cierta cantidad, igual al total de la reserva o solo una parte (fija o porcentaje). Esta es la denominada pre-autorización. La cantidad solo se retendrá temporalmente, generalmente durante 7 días (esto depende de Stripe). También puedes elegir un anticipo máximo, es decir, un número de días dentro de los cuales podrás retirar el dinero de la Tarjeta del cliente. Nuevamente, Stripe debe estar configurado. A continuación, podrás cobrar el importe preautorizado desde el detalle de la reserva haciendo clic en el cuadro "Pagos" (como se explica en el siguiente enlace). Todo lo que no se cobre se registrará automáticamente como reembolso y ya no podrá retirarse. ☞ Documentación: ZaK - Configuración de una pasarela de pago 4. Pago El huésped puede realizar inmediatamente el pago para confirmar la reserva, igual al monto total o solo una parte (fijo o porcentaje). El pago se realizará a través de las Pasarelas de Pago que tengas habilitadas. ☞ Documentación: ZaK - Configuración de una pasarela de pago Pago inmediato desde el Motor de Reservas Finalmente, te recordamos que si utilizas el Motor de Reservas de ZaK, podrás recibir el pago directamente durante la fase de reserva, siempre a través de las Pasarelas de Pago que tengas habilitadas. Simplemente elige, en la configuración del motor de reservas, el Método de garantía que has configurado con pago inmediato (opción 4 de la lista anterior). ↳ Enlace: ZaK > Puntos de Venta > Motor de Reservas > Modelo de Garantía de las Reservas ☞ Documentación: ZaK - Métodos de Garantía para Reservas ZaK FAQ - ¿Cómo emitir un documento de valor 0? En Zak es posible emitir documentos a costo cero, total o parcialmente, mediante descuentos. ¡Veamos algunos ejemplos juntos! 1) Descuento en el documento Para emitir una factura/recibo cuyo total sea 0€, o con un solo servicio a 0€, deberás introducir un descuento al emitir el documento, junto al servicio: Puedes optar por descontar todos los servicios o solo uno o más. Por ejemplo, si un servicio es de 700€, entonces en el descuento debes escribir 700 para que pase a ser 0€. A continuación, puedes proceder a emitir el documento. 2) Descuento en la reserva Alternativamente, si deseas que el monto sea cero también en la reserva, puedes ingresar un descuento global en la misma, antes de emitir el documento. Para esto, ingresa a la reserva y haz clic en DESCUENTO en la parte superior derecha: Elige el tipo de descuento "Cantidad" e introduce el total de la reserva. Por ejemplo, si el total de la reserva es de 160USD, hay que descontarle 160USD, para que quede 0: De esta forma el total de la reserva será cero y podrás emitir el correspondiente documento por 0€. También puedes ingresar el descuento solo en servicios específicos, por ejemplo, solo en una habitación o solo en extras. Para ingresar un 100% de descuento en una habitación, haz clic en "Editar habitación":
En el área del precio, ingresa un porcentaje de descuento del 100%, como en la siguiente imagen: Una vez guardado, el precio de esa habitación pasará a ser 0 y podrás emitir la factura. Todos los servicios del documento tendrán su costo, excepto esa habitación, que será cero. 3) Descuento en módulo restaurante Kylix Si utilizas el módulo de restaurante Kylix, es posible que debas emitir un documento con un servicio de 0, por ejemplo, para un café de cortesía. ☞ Documentos: ZaK - Kylix: Módulo Restaurante Para continuar, debes abrir el detalle de ese pedido y hacer clic en el precio de un plato: Introduce ahora un porcentaje de descuento del 100% para que el coste de ese plato sea 0€, luego guarda: Si por el contrario, quieres que todo el pedido (no un solo plato) sea cero, deberás introducir un descuento al emitir el documento desde Kylix. En caso de recibo, puede ingresar el 100% de descuento directamente desde Kylix: En caso de factura, serás redirigido a la página de emisión de documentos de Zak. Luego podrás ingresar el descuento como se mencionó anteriormente, en el punto 1. ¿Cómo puedo ver las reservas pendientes de pago? En ZaK, las reservas con importes pendientes pueden identificarse desde distintas secciones del sistema. Identificación en el Planner/zView Las reservas que tienen al menos una parte de su total pendiente de pago se muestran en el Planner y zView marcadas en color rojo (por defecto, pero editable). Esto permite detectar rápidamente situaciones pendientes directamente desde la vista operativa diaria. Alerta en “Tareas Importantes” En el recuadro de alertas del Home, Tareas Importantes, se señala si existen reservas con pagos pendientes que ya han realizado el check-out en los últimos 7 días. Esta sección permite priorizar acciones sobre las reservas que deberían haber sido saldadas. Sección “Pendiente / Pagado” ZaK dispone de una sección específica llamada Pendiente/Pagado, dentro de Pagos, donde se listan todas las reservas del sistema junto con información importante relacionada a su precio total, pagos y facturas, entre otros datos. Desde esta vista es posible: Ver el importe total de cada reserva. Ver los pagos registrados. Identificar si la reserva tiene saldo pendiente. Verificar si la reserva ha sido facturada. Y más Además, esta sección cuenta con filtros que permiten ajustar la visualización según las necesidades de revisión. ↳ Enlace directo: Pendiente/Pagado