Pagos

Zak - Administración La sección "Pagos" te permite buscar y ver la lista de tus pagos, tanto recibidos (cobros hechos, programados e ingresos) como realizados (reembolsos y egresos). De hecho, la página está dividida en dos secciones - Incoming y Outgoing- y se puede acceder desde el siguiente menú: ↳ Enlace:  ZaK > Pagos > Administración 1. ENTRANTE Aquí encontrarás una lista de todos los pagos entrantes que se han registrado en Zak. En la parte superior podrás filtrar por periodo y por estado pagado o no pagado. No pagados se refiere a aquellos pagos con fecha futura que aún no han sido cobrados (programados). Si haces clic en "Búsqueda avanzada" encontrarás más filtros: Estado de cobro: si deseas ver solo los pagos ya cobrados o solo los programados para una fecha futura Agencia/Corporativo Tipo de pago (efectivo, tarjeta de crédito, etc.) Importe (desde... hasta...) Estado de cancelación: si solo deseas ver los pagos con estado cancelado o no cancelado (tanto programado como cobrado) Número de documento: puedes escribir aquí el número del documento vinculado al pago que estás buscando Tipo de fuente: para buscar solo los pagos registrados dentro de una reserva, dentro de Kylix, desde Flujo de Pagos o al emitir un documento Código de reserva: puedes escribir aquí el código de reserva en la que se registró ese pago Usuario del equipo: para encontrar solo los pagos registrados por un usuario específico (si usas la herramienta Zak Team) Huésped Etiqueta de la habitación 2. SALIENTE Aquí encontrarás una lista de todos los pagos emitidos. Los filtros son los mismos que en la sección "ENTRANTE", solo falta el número de documento, ya que en Zak los pagos salientes nunca se asocian a un documento. En el filtro "tipo de fuente" solo hay dos posibilidades: Reserva o Flujo de Pago. Porque los pagos salientes pueden ser retiros registrados en Flujo de Pagos o Reembolsos registrados dentro de reservas. Resultados de la búsqueda Una vez iniciada la búsqueda, encontrarás el número de resultados y el botón "mostrar importes totales": Al hacer clic en él, se mostrará la cantidad total de pagos registrados. Si usas varias monedas, encontrarás el total para cada una. De forma predeterminada, también se cuentan los pagos eliminados. Si desea excluirlos, simplemente marca la opción específica: En la siguiente tabla, encontrarás todos los resultados, que puedes exportar a CSV haciendo clic en el botón EXPORTAR en la parte superior derecha. Las columnas incluyen información diversa, en concreto:

Creado: fecha en que se registró el pago. Al hacer clic en él, puedes ordenar los resultados en orden ascendente o descendente. Pagado: fecha en la que efectivamente se realizó el pago. En el caso de pagos programados, esta fecha será diferente a la fecha de creación. : fecha en la que se espera recibir el pago (en el caso de pagos programados) Tipo de fuente: donde se registró ese pago. Si proviene de una reserva, encontrará el código de reserva en el que se puede hacer clic. Huésped: cliente, agencia o empresa asociada a ese pago. Documentos: documento al que está asociado ese pago (si lo hay) Observaciones: i hay una nota para ese pago, encontrarás el icono . Al pasar el cursor sobre él, se mostrará el texto de la nota. Tipo: forma de pago (efectivo, tarjeta de crédito, etc.). Team User: usuario que registró ese pago, si utilizas la herramienta Zak Team. Importe: importe del pago, con su moneda. : si es un pago cancelado, encontrarás una X roja en esta columna. Acciones: aquí puedes realizar algunas acciones, como abrir la(s) reserva(s) vinculada(s), exportar ese pago, eliminarlo o marcarlo como pagado (en caso de que esté programado). ZaK - Flujo de Pagos Esta herramienta permite consultar fácilmente su flujo de ingresos o gastos diarios o de un período de tiempo específico de su elección. ↳ Enlace útil: ZaK > Pagos > Administración > Flujo de Caja Las tarjetas de resumen en la parte superior de la página brindan una instantánea de la situación financiera: Total de créditos 20xx: muestra el total de ingresos registrados para el año en curso. Total de retiros 20xx: indica el total de retiros realizados en el mismo período. Saldo actual: muestra el saldo actual del mes, con una indicación de las variaciones porcentuales. Saldo del mes anterior: muestra el saldo del mes anterior para comparar. Es posible establecer filtros para buscar movimientos según diferentes criterios: Es posible registrar nuevos movimientos (ingresos y retiros) de forma manual. El proceso es el siguiente: * Haz clic en el botón específico  * Selecciona el tipo de movimiento (Ingreso o Egreso) ¡Atención! Los retiros se pueden registrar únicamente en efectivo. * Ingresa el tipo de pago * Define la moneda y el monto * Elige la fecha de la transacción (por defecto será siempre "hoy") * Vincula el movimiento a una reserva existente (Opcional) * Agrega una descripción del movimiento para mayor claridad (Opcional) * Selecciona una etiqueta, de corresponder (éstas deben ser configuradas con anticipación, explicación al final) Luego de completar los campos, haz clic en Guardar Movimiento para confirmar el registro. Todos los movimientos registrados desde esta sección, al igual que los automáticos (registrados directamente dentro de las reservas), también se computarán como parte de los cierres de caja. ☞ Documentación: ZaK - Cierres de Caja Etiquetas Mediante el botón con el icono del engranaje, activar y luego editar hasta 18 etiquetas para clasificar tus movimientos. Sólo haz clic en Editar y podrás comenzar a personalizarlas con nombres específicos según tus necesidades: ZaK - Cierres de caja Atención, la primera vez que utilices esta sección es posible que veas los movimientos totales desde que iniciaste el uso de tu cuenta (o valores simplemente equivocados), en ese caso tendrás que realizar un cierre para manualmente actualizar el saldo a los valores reales actuales. La sección Cierres te permitirá gestionar el proceso de cierre de caja, tanto de turnos individuales como de cada jornada completa. Esta función garantiza un control preciso de los movimientos realizados y te ayudará a llevar un control de la cantidad del efectivo disponible al final de cada ciclo de trabajo. ↳ Enlace útil: ZaK > Pagos > Cierres Esta sección encontrarás una descripción general con los siguientes elementos de resumen: * Saldo de caja de hoy: muestra el saldo de caja de hoy en comparación con el último cierre diario; * Último cierre de turno: muestra el saldo de caja del último cierre de turno; * Último cierre diario: muestra el saldo de caja del último cierre diario. Cierre de turno El cierre de turno permite resumir todas las operaciones realizadas por un operador específico durante su jornada laboral. Durante el proceso se podrá: - Crear un cierre de turno, permitiendo al operador controlar y reportar su saldo antes del cierre diario. - Registrar manualmente cualquier discrepancia entre el saldo esperado y el real. ☞ Documentación: ZaK - Pagos ☞ Documentación: ZaK - Flujo de Pagos Para cada cierre de caja, ZaK te proporcionará lo que deberías encontrar en la caja (importe esperado), pero te pedirá que introduzcas el importe que realmente está presente (importe real) y el importe que vayas a retirar (importe retirado). Para cada cierre de caja, el sistema actualizará los registros y generará un informe con todos los datos y notas ingresadas, al que podrás acceder para consultarlo más adelante. Cierre Diario El cierre diario consolida todas las transacciones realizadas durante toda la jornada laboral (o desde el último cierre diario hasta el momento actual) en todas las divisas con las que trabajas en tu propiedad, combinando los distintos cierres de caja realizados durante ese periodo. Para realizar el procedimiento sólo has clic en el botón específico: Antes de que el cierre se de como completado, podrás revisar tu balance diario en cada una de las monedas con las que trabajas. Esto te permitirá hacer los ajustes o añadir las notas necesarias antes de confirmar la operación. Una vez Guardado el cierre diario, los balances ya no podrán ser editados y la información quedará archivada (disponible para ser descargada y analizada a posterior, por supuesto). Información importante Cuando se genera un nuevo cierre diario, los movimientos de caja abiertos desaparecen del apartado de cierres y aparecerán asociados al registro del cierre diario. Posibilidad de revisión: antes de confirmar un cierre, el sistema permite modificar y verificar cada detalle. Historial de cierres: cada operación de cierre queda guardada y puede consultarse en cualquier momento para su análisis financiero. ZaK Pagos: Pendiente/Pagado ZaK te permite registrar múltiples pagos para una misma reserva. Por lo tanto, las reservas pueden pagarse sólo en parte (por ejemplo, en el caso de un anticipo, un pago a plazos, etc.). Es esencial poder comprobar si todas tus reservas han sido pagadas en su totalidad. ☞ Documentación: Pagos ☞ Documentación: Detalles de la Reserva Esta sección de Zak permite identificar rápidamente las reservas que no han sido pagadas y en cualquier caso monitorear su estado. Abajo hay un enlace rápido a la interfaz: ↳ Enlace: Pagos > Pendiente/Pagado La pantalla muestra el estado de pago de tus reservas: Total Por Pagar Pagado Al entrar en la página verás inmediatamente las reservas no pagadas en su totalidad que tengan fecha de salida (check-out) en los últimos 10 días. La herramienta de filtros te permitirá modificar los resultados de la búsqueda a tu gusto. La imagen de abajo muestra los filtros disponibles: ZaK - Documentos Esta sección te permite ver la lista de tus documentos emitidos, exportarlos o emitir un nuevo documento no relacionado con una reserva. Puedes acceder a él desde el siguiente enlace: ↳ Enlace: ZaK > Pagos > Documentos Filtros de búsqueda En la parte superior puedes filtrar tu búsqueda por fecha de creación o cancelación. O puedes hacer clic en "Búsqueda avanzada" para ajustar aún más tu búsqueda con las siguientes opciones: Agencia/Corporativo Tipo de documento: factura, recibo, nota de crédito, etc. Importe (desde... a...) Estado de envío: estado de la comunicación con el ente o agencia fiscal destinataria del documento (es decir, una institución), que es diferente de un país a otro. Por ejemplo, para Italia puede ser "Agenzia delle Entrate" o la caja registradora. ATENCIÓN: esto se refiere sólo al estado de envío y no al estado de respuesta. Estado de envío por correo electrónico: si se ha enviado el documento por correo electrónico al huésped o no. Estado de cancelación: si solo deseas ver documentos eliminados o no eliminados. Código de reserva: si deseas ver sólo los documentos emitidos para cierta reserva, puedes escribir su código aquí. Usuario: para encontrar solo documentos emitidos por un usuario específico (si usas el Zak Team). Encabezado que ha sido utilizado para emitir ese/esos documentos (si es un encabezado que ha sido eliminado, elige "Encabezado cancelado") Número de documento: si recuerdas el número del documento que estás buscando, puedes escribirlo aquí Resultados de la búsqueda Una vez que hayas ingresado tus filtros y comenzado la búsqueda, verás todos los documentos relacionados en la tabla a continuación. Para cada uno, ZaK muestra: Documento:  Número de ZaK de ese documento. Cualquier documento relacionado, como una nota de crédito. Fecha de emisión del documento. Es la fecha del documento mismo, que puede o no ser igual a la fecha de creación. Fecha de creación del documento. Huésped a quien se le emitió el documento. Reserva para la que se emitió el documento, de haber una. Enviado por correo electrónico: si se ha enviado el documento por correo electrónico al huésped o no. Transmisión: estado de la comunicación con el ente destinatario del documento (es decir, una institución). ATENCIÓN: esto se refiere sólo al estado de envío y no al estado de respuesta. Encabezado utilizado para la creación del documento. Usuario: usuario que emitió ese documento, si se utiliza el Zak Team. Cantidad: importe del documento, con su moneda. : si es un documento eliminado, encontrarás una X roja en esta columna. Acciones: desde aquí podrás abrir el detalle de ese documento. El campo "Ordenar por" te permitirá ordenar los resultados como prefieras. Por ejemplo por fecha de creación, por importe, por número, etc: Exportar Al hacer clic en el botón EXPORTAR, podrás descargar los resultados de tu búsqueda en un archivo .csv. Encontrarás 3 posibilidades: Exportar resultados de búsqueda: para exportar los resultados de la búsqueda actual. Si no deseas exportarlos todos, puedes marcar manualmente sólo los que desees exportar. Exportar VAT: para exportar los detalles de tus documentos, con información sobre IVA, código fiscal, municipio, etc. Exportar IVA diario: para exportar los detalles diarios de sus documentos. Es lo mismo que el punto 2, pero esto es diario. Contaplus: es un informe financiero solo para España Documento no relacionado con una reserva Es posible que también debas emitir documentos sin una reserva vinculada. Por ejemplo, si su propiedad también tiene un bar, spa, venta de productos, etc. ¡Esta es la sección correcta para hacerlo! Haz clic en el botón NUEVO DOCUMENTO en la parte superior derecha. Serás redirigido a la página habitual para emitir un documento, donde podrás definir los servicios a facturar y registrar el pago correspondiente. ☞ Documentación: ZaK FAQ - ¿Cómo emitir una factura? ZaK - Numeración de Facturas y Documentos Las facturas de Zak se numeran automáticamente de forma progresiva. El sistema te avisará en caso de doble numeración. Al borrar una factura ya emitida, el sistema continuará con la numeración estándar pero igual podrás introducir manualmente el número de la factura previamente borrada. La numeración por años Al principio de cada año es posible reiniciar la numeración de las facturas a partir del número 1. Para hacerlo es necesario marcar la casilla de numeración por años en la página de configuración de las facturas (enlace más abajo). ☞ Documentación: Documentos Fiscales ↳ Enlace: Configuración Avanzada > Complementos > Documentos Fiscales Prefijo ZaK permite la creación de múltiples prefijos (alfanuméricos) para que puedas diferenciar tus facturas. Estos pueden ser definidos a través de la configuración de cada Posición Fiscal. Al emitir un documento se puede seleccionar un prefijo ya creado previamente.  Cada prefijo creado, tendrá su numeración independiente, que Zak te va a proponer de forma automática y progresiva. Por ejemplo, si se han creado los prefijos A y B, y la última factura emitida con el prefijo A es la número 18, la siguiente factura con el mismo prefijo tendrá automáticamente el número 19. De esta manera, podrás diferenciar tus facturas por el prefijo manteniendo la misma cabecera. Facturación electrónica: VERIFACTU y TICKETBAI ¡Activa ya el módulo de Facturación Electrónica (VeriFactu o TicketBai) en ZAK! Te informamos que ya está disponible la opción de dar de alta y contratar el módulo de Facturación electrónica en ZAK Este módulo te permite cumplir con la normativa de facturación electrónica de forma fácil e integrada en tu sistema.  Con este módulo podrás: Generar facturas electrónicas. Enviar automáticamente a la Agencia Tributaria (AEAT). Estar listo para los futuros requisitos legales de facturación digital que puedan entrar en vigor. ¿Cómo empezar a usarlo? 1) Lo primero es tener el Módulo Finanzas activo. Este módulo, como hasta ahora, te permite generar facturas "genéricas" en ZAK 2) Una vez activo ve a esta sección: y añade tantas "posiciones fiscales" como necesites: - Las posiciones fiscales genéricas (como hasta ahora) son gratuitas - Las posiciones fiscales electrónicas (verifactu, ticketbai) tienes un cargo extra de 13€ mes cada una 3) Una vez añadida, dando click en el nombre o el lápiz de edición, tendrás que configurar: 3.1) con todos los datos fiscales correctos. Todos los campos son obligatorios y presta especial atención a los marcados en rojo: Una vez guardados esos datos te pedirá de descargar, firmar y cargar un acuerdo de trato de datos: 3.2) La configuración general funciona como siempre, donde debes actualizar el formato de las facturas con los datos de facturación de la propiedad/empresa y configurar (numeración, prefijos, etc) los 3 documentos disponibles en la facturación electrónica: - Factura Simple: Se genera para una persona física sin NIF - Factura Ordinaria (completa): Se genera para una persona autónomo o empresa y requiere un CIF válido * Recuerda que solo en España, el número de DNI y el CIF corresponden para autónomos. En los demás países son números diferentes. - Documento de corrección: nota de crédito, documento rectificativo 4) Una vez configurado, podrás generar facturas como siempre, desde la sección de facturas dentro del detalle de la reserva: 1) A que huésped o agencia se la vas a generar 2) Desde que Cabecera de facturación (si tienes 2+) 3) que tipo de factura quieres generar (simple u ordinaria) 4) generar 5)  una vez generada, revisa que todos los datos sean correctos y da en el botón enviar: * si los datos no son correctos, elimina la factura y vuelve a generarla correctamente 6) Al enviar el sistema hace el envió y en tiempo real se recarga la página con la factura en formato digital. Verás un QR actualizado en ella.  En este momento, puedes ya comunicar la factura al pagador por mail o en impreso. 7) La lista y archivo de todas las facturas generadas se encuentra en el mismo lugar de siempre y con los mismos filtros a los que ya estás acostumbrado: 8) Una vez generada la factura digital (con QR) la única forma de cancelar es generando un documento de corrección y emitiendo: Una vez hayas habilitado la facturación electrónica por favor comunica con un mail a help-es@wubook.net para que podamos dar seguimiento de la correcta configuración.  WUBOOK